Połącz Access 2016 z programem Word, aby adresować koperty do listy osób.
Korespondencja seryjna umożliwia adresowanie kopert do wszystkich osób w tabeli lub zapytaniu.
W poniższym przykładzie omówimy proces konfigurowania kopert z nazwiskami i adresami, tak aby były gotowe do drukowania i wysłania.
-
Uruchom kreatora korespondencji seryjnej
Wybierz tabelę lub zapytanie zawierające listę nazwisk i adresów.
Kliknij Scalanie słów w Importuj i łącz grupa z Dane zewnętrzne zakładka na Wstążce.
-
Wybierz opcję dokumentu
Wybierz, czy chcesz połączyć dane z istniejącym dokumentem, czy utworzyć nowy dokument.
W tym przykładzie utworzymy nowy dokument od podstaw.
Kliknij Utwórz nowy dokument, a następnie połącz z nim dane .
-
Przełącz na Microsoft Word
W tym momencie Microsoft Word powinien być otwarty i migać na pasku zadań.
Kliknij przycisk Microsoft Word na pasku zadań, aby otworzyć Word.
-
Wybierz typ dokumentu
Wybierz typ dokumentu, nad którym chcesz pracować.
W tym przykładzie robimy korespondencję seryjną, dzięki czemu możemy umieszczać nazwiska i adresy na kopertach.
Wybierz więc Koperty z kreatora korespondencji seryjnej po prawej stronie ekranu.
Kliknij Dalej:dokument początkowy
-
Wybierz rozmiar koperty i inne opcje
Wybierz Zmień układ dokumentu następnie kliknij Opcje kopert... aby uruchomić Opcje kopert okno dialogowe.
Kliknij OK po zakończeniu.
-
Przejrzyj i kontynuuj
Użyj bieżącego dokumentu jest teraz zaznaczone.
Koperta jest teraz wyświetlana we względnych proporcjach do wybranego rozmiaru.
Sprawdź, czy wygląda poprawnie i kliknij Dalej:Wybierz odbiorców aby kontynuować.
-
Wybierz odbiorców
Tutaj możesz wybrać odbiorców. Jednak program Word rozpoznaje, że już używamy tabeli z programu Access, więc Użyj istniejącej listy jest teraz wybrany, a szczegóły są wymienione poniżej.
Sprawdź, czy wygląda poprawnie i kliknij Dalej:Ułóż kopertę aby kontynuować.
-
Ułóż kopertę
Kliknij kopertę, w której powinien znajdować się blok adresu.
Następnie kliknij Blok adresowy... z Kreatora korespondencji seryjnej.
-
Wstaw blok adresu
Użyj tego okna dialogowego, aby określić sposób wyświetlania pól na kopercie.
W zależności od tego, jak Twoja baza danych została zaprojektowana, możesz być w stanie wybrać Wstaw nazwę odbiorcy w tym formacie i Wstaw adres pocztowy .
Jeśli jednak podgląd koperty jest pusty (jak w tym przykładzie), konieczne będzie dopasowanie pól.
Aby dopasować pola, kliknij Dopasuj pola... .
-
Dopasuj pola
Użyj tego okna dialogowego, aby dopasować pola pojawiające się na kopercie do pól z Twojej bazy danych.
Użyj listy rozwijanej, aby wybrać pole z bazy danych, które pasuje do pola po lewej stronie.
W tym przykładzie jest tylko jedno wymagane pole ( Firma ). Możemy użyć CustomerName z naszej bazy danych dla tego pola (nasza baza ma tylko jedno pole na nazwę klienta). Gdybyśmy wybrali Wstaw imię i nazwisko odbiorcy i Wstaw adres pocztowy w poprzednim oknie dialogowym byłoby znacznie więcej wymaganych pól — niektóre z nich nie mają pasujących pól w naszej bazie danych. Dlatego odznaczając tę opcję w poprzednim kroku, kreator jest mniej restrykcyjny i możemy kontynuować, dopasowując niektóre opcjonalne pola.
Jeśli znajdziesz się w podobnej sytuacji i planujesz w przyszłości wykonać więcej korespondencji seryjnej, możesz sprawdzić Zapamiętaj to dopasowanie dla tego zestawu źródeł danych na tym komputerze aby uniknąć konieczności ręcznego dopasowywania pól za każdym razem.
Kliknij OK po dopasowaniu potrzebnych pól.
-
Przejrzyj i zamknij okno dialogowe
Teraz podgląd koperty wyświetla adres z naszej listy.
Sprawdź, czy pojawia się we właściwym formacie. Użyj małych strzałek, aby przejrzeć listę, jeśli potrzebujesz.
Zauważysz również, że Wstaw adres pocztowy jest teraz wybrany.
Kliknij OK aby kontynuować.
-
Przejrzyj i kontynuuj
Okno dialogowe zostało zamknięte i wracamy do Ułóż kopertę krok.
Zauważysz, że «AddressBlock» jest teraz wyświetlany na kopercie, w której pojawi się adres.
Kliknij Dalej:Podgląd kopert aby kontynuować.
-
Podgląd swoich kopert
Koperta podglądu wyświetla teraz rzeczywiste nazwiska i adresy z naszej bazy danych, dokładnie tak, jak będą wyświetlane po ich wysłaniu.
Możesz użyć małych strzałek, aby poruszać się po liście, aby zobaczyć, jak wyglądają inne rekordy.
Jeśli wszystko wygląda dobrze, kliknij Dalej:Zakończ scalanie .
-
Zakończ scalanie
Korespondencja seryjna jest gotowa do produkcji Twoich kopert.
Kliknij Drukuj... aby wydrukować koperty.
