Prawie każda firma na świecie korzysta z programu Microsoft Excel. Do tworzenia prostych arkuszy kalkulacyjnych jest to prawdopodobnie najlepsze oprogramowanie na świecie. Jednak wraz z rozwojem firmy i coraz bardziej skomplikowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, Excel pokaże jej ograniczenia. Tu właśnie wkracza Microsoft Access.
Kiedy Twoja firma zarządza dużymi zestawami danych, być może nadszedł czas, aby rozważyć migrację danych do programu Access. MS Access to doskonałe oprogramowanie, które może usprawnić księgowość, zarządzanie produktami i nie tylko.
Oto 6 sposobów, w jakie Microsoft Access może wspierać Twoje funkcje biznesowe:
1. Łatwe tworzenie niestandardowej bazy danych
Główną funkcją Microsoft Access jest tworzenie niestandardowych baz danych. Imponująca funkcjonalność pozwala pracować z dużymi zestawami danych i przechowywać informacje w uporządkowany sposób. Niezależnie od tego, czy pracujesz z danymi klienta, czy z własnymi, może to być niezwykle ważne zarówno dla bezpieczeństwa, jak i zarządzania czasem.
Tworzenie niestandardowej bazy danych może być niezwykle przydatne w przypadku wielu procesów biznesowych, w tym zarządzania czasem inwentaryzacji, zarządzania projektami i nie tylko. Microsoft Access Development to najbardziej wszechstronne rozwiązanie do tworzenia niestandardowej bazy danych dla Twojej firmy. Jest stosunkowo łatwy do zrozumienia, oszczędza dużo czasu i może skutkować niższymi kosztami dla Twojej firmy.
2. Zachowaj spójność
Jeśli chodzi o pracę z danymi, ważne jest zachowanie spójności. Dzięki Microsoft Access możesz zminimalizować wszelkie niespójności lub błędy spowodowane błędem ludzkim. Dzieje się tak dzięki możliwości automatyzacji procesów w programie Access. Zamiast ręcznie rejestrować dane, program Access może pobierać dane z wielu różnych źródeł, a nawet identyfikować rozbieżności w danych. Na przykład, jeśli Twoja firma dokonała średnio 200 sprzedaży dziennie, a potem nagle zarejestrowano 2000, możesz to sprawdzić za pomocą zapytania programu Access.
Księgowość to jeden z procesów biznesowych, w którym spójność ma kluczowe znaczenie. Przez cały rok liczby stojące za firmą muszą być dokładnie i konsekwentnie rejestrowane. Gdy te dane są rejestrowane w programie Excel (lub innym programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, istnieje ogromne ryzyko błędów ludzkich. Korzystanie z programu Access może wyeliminować to ryzyko błędów ludzkich poprzez automatyzację. Dlatego jest to bezpieczniejszy wybór dla firm.
Innym sposobem na zachowanie spójności jest użycie menu rozwijanych do wyboru ze standardowej listy, co pozwala użytkownikom uniknąć wpisywania wartości i przyspieszania wprowadzania danych.
3. Dostępność
Dostępność to kolejny powód, dla którego duże firmy wybierają MS Access. Jeśli użytkownik dokona zmiany w bazie danych, zostanie to natychmiast pokazane innym użytkownikom. Ułatwia to pracownikom pracę na tym samym pliku. Działa jak rozwiązanie oparte na chmurze, dzięki czemu doskonale nadaje się do natychmiastowej współpracy.
Microsoft Access jest również stosunkowo łatwy w użyciu. Dla dotychczasowych użytkowników MS Office interfejs jest intuicyjny. Jednak, aby zbudować złożone bazy danych, pracownicy będą potrzebować pewnego przeszkolenia. Prostota i skalowalność MS Access to ogromne korzyści – może być używany przez każdego, od nieprzeszkolonego personelu po konsultantów Microsoft Access.
4. Baza danych produktów
Microsoft Access to świetna platforma do przechowywania spisu firmowego. Gdy Twoja firma się rozwinie, będziesz musiał tworzyć bardziej złożone arkusze kalkulacyjne zawierające informacje o produktach i dane dotyczące sprzedaży. Nie możesz oczekiwać, że wszyscy Twoi pracownicy będą pamiętać długie nazwy, opisy lub kody związane z każdym elementem w bazie danych. W tym miejscu do gry wkracza Microsoft Access – pozwala użytkownikom wyszukiwać elementy według nazwy, kodu lub opisu, a nawet eksportować dane do arkusza kalkulacyjnego Excel. Jest to również przydatne do monitorowania stanów magazynowych.
5. Łatwa migracja baz danych
Microsoft Access jest najpopularniejszym oprogramowaniem bazodanowym na świecie i istnieje od 1992 roku. Oznacza to, że programiści mieli mnóstwo czasu, aby uczynić go przyjaznym dla użytkownika. Ta przyjazna dla użytkownika konstrukcja wykracza poza faktyczne przechowywanie danych na bardziej skomplikowane zadania, takie jak migracja danych. Możesz łatwo migrować zestawy danych z innych programów bazodanowych i korzystać z narzędzi danych firmy Microsoft, takich jak SQL Server.
6. Opłacalny
Wraz z rozwojem firmy będzie musiała przechowywać więcej danych. Wynajęcie firmy zewnętrznej do zarządzania przechowywaniem danych może być kosztowne, więc bardziej opłacalne jest utrzymywanie ich we własnym zakresie. Oznacza to, że potrzebujesz oprogramowania do przechowywania danych. Microsoft Access jest nie tylko jednym z najlepszych, ale także jednym z najtańszych. Po pierwsze, ma przystępną cenę, co oznacza, że mogą go kupić firmy dowolnej wielkości. Ponadto aktualizacje są publikowane co roku, dzięki czemu możesz nadal bezpłatnie korzystać z najnowszej wersji programu Access.
W porównaniu z programem Excel program Access nie ma ograniczeń co do liczby wierszy danych w tabeli, porównaj to z limitem 1 048 576 wierszy w programie Excel.
Prawdopodobnie już płacisz za profesjonalną edycję MS Office, co oznacza, że nie musisz wydawać dodatkowych pieniędzy na Access. Wraz z innymi korzyściami przedstawionymi w tym artykule przystępność MS Access utrudnia konkurowanie z alternatywnymi rozwiązaniami.
Potrzebujesz porady dotyczącej Microsoft Access?
W Access Experts posiadamy szeroką wiedzę zarówno na temat Microsoft Access, jak i Microsoft SQL Server. Możemy pomóc we wszystkim, od prostej integracji Access SQL do bardziej skomplikowanych zadań Access.
Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami już dziś.
