Wprowadzenie do C

Import/eksport danych Microsoft Access

Wprowadzenie

Microsoft Access obsługuje różne scenariusze importowania i eksportowania danych do iz baz danych MS Access, do iz plików tekstowych, do iz arkuszy kalkulacyjnych itp. Przed importem należy utworzyć bazę danych, która otrzyma rekordy.

Podstawowym sposobem importowania lub eksportowania jest korzystanie ze strony właściwości Dane zewnętrzne na Wstążce. Możesz także kliknąć prawym przyciskiem myszy dowolny obiekt w okienku nawigacji, ustawić kursor myszy na opcji Importuj lub Eksportuj i kliknij żądaną opcję.

Praktyczna nauka:wprowadzenie do importu/eksportu danych

1. Uruchom Microsoft Access
2. Kliknij Pustą bazę danych pulpitu
3. Ustaw nazwę pliku jako FunDS2
4. Kliknij Utwórz
5. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Opcje
6. Na liście po lewej stronie kliknij Bieżąca baza danych
7. Na prawej liście kliknij Nakładające się okna
8. Kliknij OK
9. Przeczytaj wiadomość i kliknij OK
10. W tabeli domyślnej kliknij dwukrotnie ID, aby przejść do trybu edycji, naciśnij F2 i naciśnij Home, wpisz SoldItem (aby uzyskać SoldItemID) i naciśnij Enter
11. W sekcji Widoki na Wstążce kliknij Widok (lub Widok projektu)
12. Ustaw nazwę jako SoldItems i kliknij OK
13. Wypełnij tabelę następującymi polami (zmień tylko wskazane części):
    Nazwa pola Typ danych Rozmiar pola Format Podpis SoldItemID Sold Item ID ReceiptNumber Numer paragonu ItemNumber Numer Item # Producent 40 Kategoria 25 Podkategoria 25 Podkategoria ItemName 100 Nazwa elementu ItemSize 20 Rozmiar Cena zakupu Numer Podwójna ustalona cena zakupu
14. Zamknij stół
15. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
16. Aby utworzyć nową tabelę, na Wstążce kliknij Utwórz, a w sekcji Tabele kliknij Projekt tabeli
17. Wpisz numer paragonu i naciśnij klawisz Tab
18. Kliknij prawym przyciskiem myszy Numer paragonu i kliknij Klucz główny
19. Utwórz pola w następujący sposób:
    Nazwa pola Typ danych Rozmiar pola Formatuj Podpis ReceiptNumber Number Long Integer Paragon # EmployeeNumber Number Long Integer Employee # ShoppingDate Date/Time Long Date Shopping Date ShoppingTime Date/Time Long Time Shopping Time SalesTotal Number Podwójna stała sprzedaż Całkowita kwota Przetargowana liczba Podwójna stała kwota Oferowana
20. Zamknij stół
21. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
22. Ustaw nazwę tabeli jako ShoppingSession i kliknij OK
23. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Nowy
24. Kliknij Pustą bazę danych pulpitu
25. Ustaw nazwę pliku jako Centrum szkoleń komputerowych
26. Kliknij Utwórz
27. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Opcje
28. Na liście po lewej stronie kliknij Bieżąca baza danych
29. Na prawej liście kliknij Nakładające się okna
30. Kliknij OK
31. Przeczytaj wiadomość i kliknij OK

Importowanie bazy danych Microsoft Access

Najprostszym typem danych do zaimportowania do bazy danych Microsoft Access jest inna baza danych MS Access. Aby zaimportować bazę danych Microsoft Access:

• Jeśli okienko nawigacji zawiera co najmniej jedną tabelę, kliknij tabelę prawym przyciskiem myszy. Ustaw kursor myszy na Importuj i kliknij Dostęp do bazy danych

• W sekcji Importuj i łącz na Wstążce kliknij przycisk Dostęp

W oknie dialogowym, jeśli znasz ścieżkę do bazy danych wraz z jej nazwą, wpisz ją. Jeśli nie, kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać źródłową bazę danych. Po określeniu bazy danych kliknij OK. Wyświetlone zostanie okno dialogowe Importuj obiekty. Obiekty są uporządkowane według kategorii. Wybierz żądane obiekty. Oprócz obiektów możesz importować lub ignorować takie aspekty, jak relacje i inne opcje okienka nawigacji. Aby zdecydować, kliknij przycisk Opcje i wybierz żądane opcje:

Gdy będziesz gotowy, kliknij OK. Jeśli obiekty w bazie danych były prawidłowe (a powinny być), nie powinno być żadnego problemu.

Praktyczna nauka:importowanie bazy danych programu Microsoft Access

1. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne
2. W sekcji Importuj i łącz na Wstążce kliknij przycisk Dostęp
3. W oknie dialogowym kliknij przycisk Przeglądaj
4. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz CTC i kliknij Otwórz
5. W oknie dialogowym kliknij OK
6. Na stronie właściwości Tabele kliknij opcję Zaznacz wszystko

   

7. Kliknij kartę Formularze i kliknij Wybierz wszystko
8. Kliknij OK
9. Kiedy obiekty zostały zaimportowane, w oknie dialogowym kliknij Zamknij

Eksportowanie bazy danych Microsoft Access

Istnieją różne sposoby eksportowania rekordów bazy danych Microsoft Access. Jednym ze sposobów jest formalne wyeksportowanie tabeli.

Aby wyeksportować obiekt:

• W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę zawierającą rekordy, ustaw kursor myszy na eksporcie i kliknij Dostęp
• W okienku nawigacji kliknij tabelę zawierającą rekordy, aby ją wybrać. W sekcji Eksportuj na Wstążce kliknij przycisk Dostęp

Na pierwszej stronie kreatora, jeśli znasz ścieżkę do bazy danych, w tym jej nazwę, wpisz ją lub kliknij przycisk Przeglądaj, aby wybrać docelową bazę danych. Po określeniu bazy danych kliknij OK. Spowoduje to wyświetlenie okna dialogowego Eksportuj. Pozwala określić nazwę obiektu, który otrzyma rekordy lub obiektu, który miałby zostać utworzony. Możesz również określić, co będzie eksportowane:tylko struktura tabeli lub zarówno struktura, jak i rekordy:

Powyższa technika pozwala wyeksportować jeden obiekt lub jeden obiekt na raz. Jeśli chcesz wyeksportować całą bazę danych, na Wstążce kliknij Plik i kliknij Zapisz jako:

To okno pozwala wybrać typ formatu, jaki powinna mieć nowa baza danych. Okno udostępnia osiem opcji, z których możesz skorzystać. Aby użyć opcji, kliknij ją i kliknij Zapisz jako lub kliknij ją dwukrotnie.

Jeśli chcesz zapisać bazę danych w bieżącym formacie programu Access 2007-2016, wybierz opcję Baza danych programu Access. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Zapisz jako. Określ nazwę i lokalizację nowej bazy danych, a następnie kliknij Zapisz.

Jeśli chcesz utworzyć bazę danych programu Microsoft Access 97-2000, kliknij opcję Baza danych programu Access 2000. Spowoduje to utworzenie pliku z .mdb rozbudowa. Są to bazy danych kompatybilne z Microsoft Access 97 i Microsoft Office Access 2000. Nie ma nic złego ani złego w tych wersjach baz danych i nadal są one wartościowe. Po prostu nie obsługują niektórych funkcji, takich jak wyrażenia, załączniki itp. na stole:

W wersjach bazy danych MDB nie można tworzyć wyrażeń na tabelach, ale można je tworzyć na innych typach obiektów.

Microsoft Access i arkusze kalkulacyjne

Importowanie arkusza roboczego

Istnieje wiele sposobów importowania arkusza kalkulacyjnego do bazy danych programu Microsoft Access. Arkusz kalkulacyjny może pochodzić z dowolnej aplikacji, w tym Microsoft Excel, Arkuszy Google, CSV itp.

Jeśli planujesz zaimportować arkusz programu Microsoft Excel lub Arkusz Google, powinieneś go najpierw przygotować. Jednym ze sposobów jest upewnienie się, że cały arkusz kalkulacyjny jest zorganizowany w jedną tabelę. W takim przypadku górna część arkusza kalkulacyjnego powinna zawierać kategorie, których można użyć/uznać za nagłówki kolumn. Nad nagłówkami nie powinien być wyświetlany żaden niezorganizowany tekst (tekst, który nie jest uważany za należący do tabeli). Wartości mogą być następnie wyświetlane pod każdym nagłówkiem. Oto przykład:

Żaden niezorganizowany tekst (tekst, który nie jest uważany za należący do tabeli) nie powinien być wyświetlany poniżej rekordów).

Gdy dokument jest gotowy, aby go zaimportować:

• Jeśli okienko nawigacji zawiera co najmniej jedną tabelę, kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę w okienku nawigacji, ustaw kursor myszy na Importuj i kliknij Excel
• W sekcji Importuj i łącz na Wstążce kliknij przycisk Excel

W oknie dialogowym określ ścieżkę i nazwę arkusza kalkulacyjnego i kliknij OK. To uruchomiłoby czarodzieja. Na pierwszej stronie wybierz nazwę arkusza kalkulacyjnego zawierającego dane.

Praktyczna nauka:importowanie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel

1. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Otwórz
2. Na liście plików kliknij FunDS2
3. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne
4. W sekcji Importuj i łącz kliknij przycisk Excel
5. Kliknij przycisk Przeglądaj
6. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz Fun Department Store i kliknij Otwórz

   

7. Kliknij OK

   

8. Na pierwszej stronie kreatora upewnij się, że wybrano Arkusz1 i kliknij Dalej. Może zostać wyświetlony komunikat. Przeczytaj i kliknij OK

   

9. Na drugiej stronie kreatora upewnij się, że opcja Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn jest zaznaczona i kliknij Dalej
10. Na trzeciej stronie kreatora, po wybraniu kolumny ItemNumber, kliknij strzałkę pola kombi Typ danych i wybierz opcję Long Integer

    

11. Kliknij DateInStore lub dowolną komórkę pod nim i upewnij się, że typ danych to Data z czasem
12. Kliknij UnitPrice i upewnij się, że typ danych jest ustawiony na Double
13. Kliknij Dalej
14. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz ItemNumber

    

15. Kliknij Dalej
16. Zamień nazwę Importuj do tabeli na StoreItems

    

17. Kliknij Zakończ
18. W oknie dialogowym kliknij Zamknij
19. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę StoreItems i kliknij Widok projektu
20. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola Format Podpis Numer pozycji Nr pozycji DateInStore Data w sklepie Producent 40 Kategoria 25 Podkategoria 25 Podkategoria Nazwa elementu 100 Nazwa elementu Rozmiar elementu 20 Rozmiar Podwójna cena jednostkowa Stała Cena jednostkowa
21. Zamknij stół
22. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
23. Otrzymasz również komunikat informujący, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak

Importowanie nazwanego arkusza kalkulacyjnego

Jeśli arkusz kalkulacyjny zawiera kombinację zorganizowanych i niezorganizowanych sekcji lub grup, należy utworzyć nazwy dla niezbędnych grup rekordów.

Praktyczna nauka:importowanie arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel

1. Uruchom Microsoft Excel
2. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom otwórz zeszyt ćwiczeń Fun Department Store
3. Na dole kliknij Arkusz 2
4. Kliknij numer pracownika i wpisz numer pracownika
5. Zastąp imię FirstName
6. Zamień imię na LastName
7. Wybierz komórki od NumerPracownika do ostatnich Współpracowników Sprzedaży

   

8. Na Wstążce kliknij Formuły
9. W sekcji Zdefiniowane nazwy kliknij Zdefiniuj nazwę
10. Zamień sugerowaną nazwę na Pracownicy

    

11. Kliknij OK
12. Zamknij program Microsoft Excel
13. Na pytanie, czy chcesz zapisać, kliknij Zapisz i wróć do Microsoft Access
14. W razie potrzeby na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne.
    W sekcji Importuj i łącz kliknij przycisk Excel
15. Kliknij przycisk Przeglądaj
16. Wybierz arkusz kalkulacyjny Fun Department Store, który zmieniłeś powyżej i kliknij Otwórz
17. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne kliknij OK
18. Na pierwszej stronie kreatora kliknij przycisk opcji Pokaż nazwane zakresy

    

19. Upewnij się, że wybrano pracowników i kliknij Dalej
20. Na drugiej stronie kreatora kliknij Pierwszy wiersz zawiera nagłówki kolumn i kliknij Dalej
21. Na trzeciej stronie kreatora, gdy wybrana jest kolumna EmployeeNumber, kliknij strzałkę pola kombi Typ danych i wybierz opcję Long Integer

    

22. Kliknij Dalej
23. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz NumerPracownika

    

24. Kliknij Dalej

    

25. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Pracownicy i kliknij Zakończ
26. W oknie dialogowym kliknij Zamknij
27. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Pracownicy i kliknij Widok projektu
28. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Typ danych Rozmiar pola Wyrażenie Podpis NumerPracownika Numer Pracownik nr Imię 20 Imię Nazwisko 20 Nazwisko EmployeeName [Imię] i „ ” i [LastName] Imię i nazwisko pracownika Tytuł 100
29. Zamknij stół
30. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
31. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak

Kopiowanie z arkusza kalkulacyjnego

Zamiast ręcznie importować arkusz kalkulacyjny, możesz wybrać wartości w arkuszu kalkulacyjnym, skopiować je i wkleić do tabeli w programie Microsoft Access.

Praktyczna nauka:kopiowanie z arkusza kalkulacyjnego

1. Uruchom Microsoft Excel i na liście plików kliknij Fun Department Store
2. Kliknij Arkusz3
3. Kliknij komórkę B5
4. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift
5. Kliknij komórkę G64
6. Zwolnij Shift
7. Na wstążce programu Microsoft Excel kliknij Strona główna
8. W sekcji Schowek kliknij Kopiuj
9. W programie Microsoft Access w okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę ShoppingSessions
10. Kliknij prawym przyciskiem myszy przycisk na przecięciu nagłówków kolumn i nagłówków wierszy
11. Kliknij Wklej
12. Przeczytaj okno komunikatu Microsoft Access i kliknij Tak
13. Wróć do programu Microsoft Excel w arkuszu 3
14. Kliknij komórkę I5
15. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift
16. Kliknij komórkę P165
17. Zwolnij Shift
18. Na Wstążce kliknij Strona główna i kliknij Kopiuj
19. Wróć do Microsoft Access i kliknij dwukrotnie tabelę SoldItems w panelu nawigacji
20. Na stole kliknij Paragon nr
21. Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift
22. Kliknij Cena jednostkowa
23. Zwolnij Shift
24. Naciśnij Ctrl + V, aby wkleić
25. Przeczytaj wiadomość i kliknij Tak
26. Zamknij oba stoły
27. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy dowolną tabelę, ustaw kursor myszy na pozycji Importuj i kliknij Dostęp do bazy danych
28. Kliknij Przeglądaj
29. Zlokalizuj i wybierz bazę danych FunDS1 z poprzednich lekcji (w przeciwnym razie z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz FunDS2) i kliknij Otwórz
30. W oknie dialogowym kliknij OK
31. W oknie dialogowym Importuj obiekty kliknij Formularze
32. Kliknij Zaznacz wszystko
33. Kliknij OK
34. Po zaimportowaniu formularzy w oknie dialogowym kliknij Zamknij

Eksport do arkusza kalkulacyjnego Microsoft Excel

przeniesienie danych z programu Microsoft Access do arkusza kalkulacyjnego wymaga kopiowania i wklejania. Na początek w programie Microsoft Access możesz otworzyć tabelę w widoku arkusza danych, a następnie wybrać jeden, niektóre lub wszystkie rekordy. Po wybraniu rekordów możesz je skopiować, otworzyć Microsoft Excel, kliknąć komórkę, która będzie zawierać wartość w lewym górnym rogu, i wkleić.

Inna technika polega na eksporcie i można to zrobić bez uprzedniego otwierania tabeli:

• Przed wyeksportowaniem tabeli w okienku nawigacji kliknij tabelę. Następnie na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne. W sekcji Eksport kliknij przycisk Excel
• W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy żądaną tabelę, ustaw kursor myszy na Eksportuj i kliknij Excel

Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Eksportuj — arkusz kalkulacyjny programu Excel ze ścieżką, w której plik zostanie zapisany. Domyślnym folderem jest Moje dokumenty:

Praktyczna nauka:eksportowanie danych w postaci arkusza kalkulacyjnego

1. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Otwórz
2. Na liście plików kliknij Computer Training Center
3. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę CourseSchedules, ustaw kursor myszy na Eksportuj i kliknij Excel
4. Kliknij przycisk Przeglądaj i wybierz folder (Moje) dokumenty
5. Kliknij OK
6. W oknie dialogowym kliknij Zamknij

Microsoft Access i pliki tekstowe

Importowanie pliku tekstowego

Możesz stworzyć tabelę używając danych z pliku tekstowego. Jeśli tworzysz plik (tekstowy) w Notatniku, rozgraniczenie pola jest zwykle wykonywane przez naciśnięcie klawisza Tab po utworzeniu zawartości pól. Aby zaimportować plik tekstowy w programie Microsoft Access:

• W sekcji Importuj na Wstążce kliknij przycisk Plik tekstowy
• Jeśli wcześniej utworzyłeś tabelę, która będzie otrzymywać wartości, w okienku nawigacji kliknij tę tabelę prawym przyciskiem myszy, ustaw kursor myszy na Importuj i kliknij Plik krótki tekst

Praktyczna nauka:importowanie dokumentu tekstowego

1. Aby rozpocząć nową bazę danych, na Wstążce kliknij Plik i kliknij Nowy
2. Kliknij Pustą bazę danych pulpitu
3. Ustaw nazwę na Monson University1
4. Kliknij Utwórz
5. Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Opcje
6. Na liście po lewej stronie kliknij Bieżąca baza danych
7. Na prawej liście kliknij Nakładające się okna
8. Kliknij OK
9. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne, a w sekcji Importuj i łącz kliknij Plik tekstowy
10. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — plik tekstowy kliknij przycisk Przeglądaj
11. Znajdź zasoby towarzyszące tym lekcjom i wybierz plik Departments.txt
12. Kliknij Otwórz
13. W oknie dialogowym kliknij OK
14. Na pierwszej stronie Kreatora importu tekstu zaakceptuj, że tekst jest rozdzielony i kliknij przycisk Dalej
15. Na drugiej stronie zaakceptuj ustawienie ogranicznika na Tab.
    Kliknij pole wyboru Pierwszy wiersz zawiera nazwy pól

    

16. Kliknij Dalej
17. Na trzeciej stronie kreatora kliknij Dalej
18. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz DepartmentCode
19. Kliknij Dalej
20. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Dział i kliknij Zakończ
21. Po zaimportowaniu rekordów kliknij Zamknij
22. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Działy i kliknij Widok projektu
23. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola Kod wydziału 5 Nazwa działu 100
24. Zamknij stół
25. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
26. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak
27. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne, a w sekcji Importuj i łącz kliknij Plik tekstowy
28. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — plik tekstowy kliknij przycisk Przeglądaj
29. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz plik Employees.txt i kliknij Otwórz
30. W oknie dialogowym kliknij OK
31. Na pierwszej stronie Kreatora importu tekstu zaakceptuj, że tekst jest rozdzielony i kliknij przycisk Dalej
32. Na drugiej stronie zaakceptuj ustawienie separatora na Tab i kliknij Pierwszy wiersz Zawiera nazwy pól

    

33. Kliknij Dalej
34. Na trzeciej stronie kreatora, po wybraniu numeru pracownika, kliknij strzałkę pola kombi Typ danych i wybierz Krótki tekst
35. Kliknij Dalej
36. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz Numer pracownika
37. Kliknij Dalej
38. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Pracownicy i kliknij Zakończ
39. Po zaimportowaniu rekordów kliknij Zamknij
40. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Pracownicy i kliknij Widok projektu
41. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola Podpis Numer pracownika 10 Imię 25 Imię Drugie imię 25 Nazwisko 25 Nazwisko Kod wydziału 5 Tytuł 100
42. Zamknij stół
43. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
44. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak
45. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne, a w sekcji Importuj i łącz kliknij Plik tekstowy
46. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — plik tekstowy kliknij przycisk Przeglądaj
47. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz plik Majors.txt i kliknij Otwórz
48. W oknie dialogowym kliknij OK
49. Na pierwszej stronie Kreatora importu tekstu zaakceptuj, że tekst jest rozdzielony i kliknij przycisk Dalej
50. Na drugiej stronie zaakceptuj ustawienie separatora na Tab i kliknij Pierwszy wiersz Zawiera nazwy pól

    

51. Kliknij Dalej
52. Na trzeciej stronie kreatora kliknij Dziekan
53. Kliknij strzałkę pola kombi Typ danych i wybierz Krótki tekst
54. Kliknij Dalej
55. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz MajorID
56. Kliknij Dalej
57. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Major i kliknij Zakończ
58. Po zaimportowaniu rekordów kliknij Zamknij
59. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Pracownicy i kliknij Widok projektu
60. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola MajorID Główny 100 Dziekan 10
61. Zamknij stół
62. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
63. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak
64. Na Wstążce kliknij Dane zewnętrzne, a w sekcji Importuj i łącz kliknij Plik tekstowy
65. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — plik tekstowy kliknij przycisk Przeglądaj
66. Z zasobów towarzyszących tym lekcjom wybierz plik Minors.txt i kliknij Otwórz
67. W oknie dialogowym kliknij OK
68. Na pierwszej stronie Kreatora importu tekstu zaakceptuj, że tekst jest rozdzielony i kliknij przycisk Dalej
69. Na drugiej stronie zaakceptuj ustawienie ogranicznika na Tab i kliknij Pierwszy wiersz Zawiera nazwy pól
70. Kliknij Dalej
71. Na trzeciej stronie kreatora kliknij Dalej
72. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz MinorID
73. Kliknij Dalej
74. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Małoletni i kliknij Zakończ
75. Po zaimportowaniu rekordów kliknij Zamknij
76. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Pracownicy i kliknij Widok projektu
77. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola MinrID Minor 100
78. Zamknij stół
79. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
80. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak
81. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy Tabela1, ustaw kursor myszy na pozycji Importuj i kliknij opcję Plik tekstowy
82. W oknie dialogowym Pobierz dane zewnętrzne — plik tekstowy kliknij przycisk Przeglądaj
83. Zlokalizuj zasoby towarzyszące tym lekcjom i wybierz plik Students.txt
84. Kliknij Otwórz
85. W oknie dialogowym kliknij OK
86. Na pierwszej stronie Kreatora importu tekstu zaakceptuj, że tekst jest rozdzielony i kliknij Dalej

    

87. Na drugiej stronie zaakceptuj ustawienie separatora jako przecinek lub tabulator i kliknij Dalej
88. Na drugiej stronie kreatora kliknij Pierwszy wiersz Zawiera nazwy pól

    

89. Kliknij Dalej
90. Po wybraniu StudentNumber kliknij strzałkę pola kombi Typ danych i wybierz Krótki tekst

    

91. Kliknij Dalej
92. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz StudentNumber

    

93. Kliknij Dalej
94. Zaakceptuj nazwę tabeli jako Uczniowie i kliknij Zakończ
95. Po zaimportowaniu rekordów kliknij Zamknij
96. W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę Uczniowie i kliknij Widok projektu
97. Zmień następujące cechy pól:
    Nazwa pola Rozmiar pola Podpis Numer Studenta 12 Nr ucznia Imię 25 Imię Drugie imię 25 Nazwisko 25 Nazwisko DateOfBirth Płeć 20 Adres 120 Miasto 40 Stan 50 Kod pocztowy 20 Kod pocztowy
98. Zamknij stół
99. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
100. Otrzymasz również komunikat, że niektóre dane mogą zostać utracone. Przeczytaj i kliknij Tak

Eksportowanie pliku tekstowego

Aby zapisać tabelę jako tekst:

• W okienku nawigacji kliknij tabelę, którą chcesz wyeksportować. W sekcji Eksportuj na Wstążce kliknij przycisk Plik tekstowy
• W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę zawierającą dane, ustaw kursor myszy na Eksportuj i kliknij Plik krótki tekst

Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Eksportuj — plik tekstowy z nazwą pliku z rozszerzeniem .txt. Po prostu postępuj zgodnie z instrukcjami kreatora:

Microsoft Access and XML

Importing an XML File

An XML file is essentially a document made of at least one table. A typical XML file starts with a root node:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>

Under it, the global parent node starts and closes itself:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
</FunFurniture>

This global parent node is not the table. Inside that node, you should have a node that would represent a table and it can repeat itself as many times as necessary. Oto przykład:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
  </Employees>
  <Employees>
  </Employees>
</FunFurniture>

Inside each table, you should have the name of each column followed by its value:

<?xml version="1.0" standalone="yes"?>
<FunFurniture>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>924795</EmployeeNumber>
    <FirstName>Donald</FirstName>
    <LastName>Tripleton</LastName>
    <Title>Sales Manager</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>274957</EmployeeNumber>
    <FirstName>Jeanne</FirstName>
    <LastName>Wooley</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>684078</EmployeeNumber>
    <FirstName>Irene</FirstName>
    <LastName>Polsen</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
  <Employees>
    <EmployeeNumber>297149</EmployeeNumber>
    <FirstName>Monica</FirstName>
    <LastName>Jackson</LastName>
    <Title>Sales Associate</Title>
  </Employees>
</FunFurniture>

After creating and saving an XML file, to import it in Microsoft Access, in the External Data tab of the Ribbon and in the Import section, click the XML File button and follow the wizard.

Practical Learning:Importing an XML Document

1. To start a new database, on the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to StatesStatistics2
4. Click Create
5. Close the default table without saving it
6. On the Ribbon, click External Data
7. In the Import &Link section, click the XML File button
8. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Browse button
9. Locate the resources that accompany these lessons and select the StatesStatistics.xml file
10. Click Open
11. On the Get External Data - XML File dialog box, click OK

    

12. In the Import XML dialog box, accept the selections and click OK
13. In the Get External Data - XML File dialog box, click the Close button
14. In the Navigation Pane, right-click the Regions table and click Design View
15. In the top side of the window, make sure Region is selected.
    In the bottom side, set the Field Size to 25
16. Close the table
17. When asked whether you want to save, click Yes
18. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
19. In the Navigation Pane, double-click the States table

    

20. After viewing the records, right-click the States tab and click Design View
21. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Decimal Places Caption Abbreviation 2 State StateName 40 Name AreaSqrMiles Number Standard 0 Sqr Miles AreaSqrKm Number Standard 0 Sqr Kms AdmissionUnionDate Date/Time Date of Admission to Union AdmissionUnionOrder Number Byte Order of Admission to Union Capital 40 Region 25 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
22. Close the table
23. When asked whether you want to save, click Yes
24. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes

Exporting to XML

To export a table to XML format, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click XML File
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> XML File

The Export - XML File dialog box that comes up allows you to verify the name of the file that will be created and the path where it will go. Once you are ready, you can click OK. A dialog box would come up asking which one(s) of the three files you want to have created:

If you want to create a more elaborate XML application with advanced options, you can click the More Options button. This would close the previous dialog box and open another one:

This dialog box allows you to specify more details on how the table should be exported. After making your selections, click OK.

Microsoft Access and the Web

Importing an HTML File

To import an HTML file in Microsoft Access:

• In the Import section of the Ribbon, click the More button and click HTML Document
• If the Navigation Pane contains at least one table, right-click a table, position the mouse on Import, and click HTML Document

The primary steps to follow are the same for a text document. In the third page of the wizard, to consider and/or apply more options, click the Advanced button:

After making the necessary adjustments, click OK.

Practical Learning:Importing a Text Document

1. On the Ribbon, click File and click New
2. Click Blank Desktop Database
3. Set the name to States Statistics
4. Click Create
5. In the Navigation Pane, right-click Table1, position the mouse on Import, and click HTML Document
6. In the Get External Data - HTML Document dialog box, click the Browse button
7. Locate the resources that accompany these lessons
8. Select the states.htm document and click Open
9. Click OK
10. In the first page of the Import HTML Wizard, click First Row Contains Column Headings

    

11. Click Next

    

12. Accept the defaults of the second page of the wizard and click Next
13. In the third page of the wizard, click the arrow of the combo box and select Abbreviation

    

14. Click Next

    

15. Set the name of the table as States
16. Click Finish
17. You receive a confirmation message. Click Close
18. In the Navigation Pane, right-click the States table and click Design View
19. Change the following characteristics of the fields:
    Field Name Data Type Field Size Format Caption Abbreviation 5 Abbrv StateName 40 State Name AreaSqrMiles Number Double Standard Area in Square Miles AreaSqrKkm Number Double Standard Area in Square Kilometers AdmissionUnionDate Date of Admission to Union Capital 40 StateWebsite Hyperlink State's Website Wikipedia Hyperlink
20. Close the table
21. When asked whether you want to save, click Yes
22. You will also receive a message box that some data may be lost. Read it and click Yes
23. Close Microsoft Access

A Microsoft Access Table on a Web Page

You can copy and paste Data from a webpage into a table. To do this:

• If you want to copy all columns and all records, in the Navigation Pane of Microsoft Access, right-click the table and click Copy
• If you want to copy all columns and all records, open the table in Microsoft Access, press Ctrl + A to select everything. Press Ctrl + C to copy. In the web page of the application, click the section you want on the web page and press Ctrl + V to paste
• If you want to copy only some columns and/or some records, open the table in Microsoft Access. Make the selection. Right-click the selection and click Copy. In the web application, right-click the section you want on the web page and click Paste or click the section and press Ctrl + V

Some other applications do not support copy and paste. An alternative is to export the table to HTML. To save a table as HTML, in the Navigation Pane:

• Right-click the table that holds the data, position the mouse on Export, and click HTML Document
• Click the table you want to export. On the Ribbon, click External Data and, in the Export section, click More -> HTML Document

This would open the Export - HTML Document dialog box.

Microsoft Access and Microsoft Word

Introduction

There are various ways you can use Microsoft Word with a Microsoft Access database. As opposed to copying from a database table and pasting to a table, you may want the reverse. That is, you can copy a table from a Microsoft Word document. To do this, in Microsoft Word, select the table in a document and copy it. Start a table in Microsoft Access and paste the records.

Mail Merge

Mail merging allows you to use data on your database to create letters, labels, envelopes, and other documents that require external data originating from another document. To start a mail merge, in the Navigation Pane:

• Click the table that holds the information you want to use. In the Export section of the Ribbon, click Word Merge
• Right-click the table, position the mouse on Export and click Word Merge

This would open the Microsoft Word Mail Merge Wizard:

And click OK. This would open the Select Microsoft Word Document dialog box. It allows you to select the letter/document you plan to use. If you don't have that document, click Cancel, open Microsoft Word, create the document and proceed from there. If you have a letter, select it. This would open the letter in Microsoft Word. ail Merge window, if you want to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button and click Next. In the second page of the wizard, you will have the choice of creating a new Microsoft Word document or using an existing document. If you want to create a new document, click or accept Use the Current Document. If you click Start From Existing Document, you will be asked to specify the document, in which case you should click Open, select the document, and click Open:

After this, the Mail Merge window would come back to the Use Current Document option. Click Next:Select Recipients.

To insert other types of items, in the Mail Merge window, you can click the Address Block link, the Insert Address Block dialog box would come up. The Insert Address Block dialog box is made of various sections. It allows you to specify a type of greeting and other pieces of information to be inserted in the document. After making the selection(s), you can click OK.

After creating the document and adding the necessary fields to it, you can preview and review it. To do this, in the Mail Merge window, click the Next:Preview Your Letters link. When you do this, the letter appears with the value(s) of the first record. To review the document with the other values, in the Mail Merge window, you can click the previous or the next buttons.

After reviewing the document, in the Mail Merge window, you can click the Next:Complete The Merge link. You can then save, print, and manage the document. In the same way, you can create labels or envelopes.

Practical Learning:Creating a Mail Merge

1. Start Microsoft Word
2. From the resources that accompany these lessons, open Promotion.docx
3. Press Ctrl + A to select everything
4. Press Ctrl + C to copy
5. Close Microsoft Word and return to Microsoft Access
6. From the resources that accompany these lessons, open the Bethesda Car Rental1 database
7. In the Navigation Pane, in the Tables section, click Customers
8. To start a mail merge, on the Ribbon, click External Data
9. In the Export section, click Word Merge
10. Click the second radio button:
    
    
11. Kliknij OK.
    Microsoft Word starts.
12. In Microsoft Word, press Ctrl + V to paste the Promotion.docx document (this would be the equivalent of creating or designing the document)
    
    
13. In the Mail Merge window, to create a letter to be sent out, accept the Letters radio button
    
    
    
    Click Next:Starting Document
14. In the Select Starting Document section, make sure Use the Current Document is selected Click Next:Select Recipients
    
    
15. Click Next:Write Your Letter
    
    
16. In the Microsoft Word document, double-click Date and press Delete
17. On the Ribbon of Microsoft Word, click Insert
18. In the Text section, click Date &Time
19. In the Available Formats list box of the Date &Time dialog box, click the second option (day, month, and year)
    
    
20. Click OK
21. Press Enter
22. Click the right side of Dear
23. In the Mail Merge window, click More Items
24. In the Fields list, click FirstName
    
    
25. Click Insert
26. Click Close
27. Press the Space bar
28. In the Mail Merge window, click More Items...
29. In the Fields name, double-click LastName
30. Click Close
31. In the Mail Merge window, click Next:Preview Your Letters
    
    
32. In the Mail Merge window, click the next recipient button and observe the name in the document
33. Click the next recipient button 4 times and observe the names in the document
34. Click the previous recipient button 2 times and observe the names in the document
35. In the Mail Merge window, click Next:Complete the Merge
36. Close Microsoft Word
37. When asked whether you want to save, click Save
38. Set the file name as Bethesda Car Rental Promotional Campaign1
39. Click Save
40. Close Microsoft Access

Sharing a Microsoft Access Database

Distributing the Database

Distributing a database consists of making it available to more than one computer. Both Microsoft Windows and Microsoft Access provide various solutions, One solution is to install Microsoft Access on each computer that will use your database. This may be the most expensive solution but it is the easiest. Most companies use that solution because it is easy either to purchase many copies or get many licenses of Microsoft Office Professional that includes Microsoft Access.

After creating a database, in the server or the computer of your choice (normally, the database can be located on any computer that is a member of your network) where you want the database to be located, create a folder. Copy the database file into that folder

Access the drive that holds that folder. To share it, right-click it and click Share:

Click the arrow of the combo box in the File Sharing window and select Everyone:

After selecting Everyone, click Add. Click the down-pointing arrow on the right side of Everyone:

• If you are sharing from Microsoft Windows Server 2008, select Contributor

• If you are sharing from Microsoft Windows 7+, select Read/Write

Click Share. If you receive a message box, click Continue.
You should receive a message box telling you that the sharing was successful

Click Close.

In another computer where you want to access the database, open a file utility such as Windows Explorer. Click Network. Click the name of the computer to show its shared folders. Open the folder that contains the database. Right-click the name of the database, position the mouse on Send To, and click Desktop (Create Shortcut)

As an alternative, you could right-click the database and click Create Shortcut, then copy that shortcut where you want the database to be accessible. To open the database from that computer, double-click the shortcut.

Importing or Splitting a Database

Introduction

Importing data allows you to get information from an external source and insert it in your database. Microsoft Access can accept data from various applications. To import a file or objects, on the Ribbon, click the External Data tab:

In the Import section of the Ribbon, click the button that corresponds to the type of object you want to get. What happens depends on the type of file you are trying to import.

Importing Microsoft Access Objects

To import objects from another Microsoft Access database, on the Ribbon, click External Data. In the Import section of the Ribbon, click the Access button . This would open the Get External Data - Access Database wizard. You should first locate the folder that contains the database, and then select the database.

Splitting a Database

You can divide your database in two parts. One part would be installed on one computer that can be a server or just another computer. This is referred to as back-end. The other part would be installed in each user's computer. The users computers can then connect to the back-end database that stores the actual database. The users computer have only the graphical interface that allows them to work. To implement this scenario, you split your database.

To split a database, on the Ribbon, click Database Tools:

In the Move Data section, click the Access Database button . This would open the Database Splitter dialog box with four paragraphs and two buttons:

After reading them, click Split Database and follow the wizard.

Practical Learning:Splitting a Database

1. From the resources that accompany these lessons, open the Computer Training Center database.
   Notice the objects in the Navigation Pane
   
   
2. On the Ribbon, click Database Tools
3. In the Move Data section, click Access Database
   
   
4. You receive a Database Splitter dialog box. Read the paragraphs and click Split Database
5. In the Create Back-End Database dialog box, change the name of the file to ComputerTrainingCenterBackEnd
6. Click Split.
   When the splitting is over, a dialog box appears
   
   
7. Read it and click OK
8. Open the ComputerTrainingCenterBackEnd database. Notice the icons of the tables in the Navigation Pane

   

9. Re-open the Bethesda Car Rental5 database and notice the new icons of the tables in the Navigation Pane

   

10. Close Microsoft Access