Korzystanie z Microsoft Access z Power BI

Niedawno mieliśmy klienta, który chciał wyświetlić swoje dane QuickBooks w Power BI, ale ten pierwszy nie mógł połączyć się z drugim, aby uzyskać dane, więc uciekliśmy się do wyeksportowania danych z Quickbooks, używając programu Access, aby je wyczyścić i w końcu je przesłać do PowerBI.com, aby inni pracownicy mogli zobaczyć analizę.

Analiza danych QuickBooka

Chociaż PowerBI.com może bezpośrednio odczytywać dane QuickBooks (zobacz https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/service-connect-to-quickbooks-online), nasz klient potrzebował raportów, które nie zostały uwzględnione. Rozwiązanie, które dostarczyliśmy, to baza danych Access, która umożliwiła im łatwe importowanie danych z QuickBooks za pomocą raportów QB wyeksportowanych do CSV, a następnie umożliwienie Accessowi oczyszczenia danych i scalenia ich z lokalnymi tabelami w celu uzyskania potrzebnych wyników. Dodaliśmy do Access kod, który przesyłałby dane z pliku csv i zapisywał je w tabelach dostępu, które były połączone z PowerBI.com w celu raportowania.

Po skonfigurowaniu bazy danych z wymaganymi danymi udostępniliśmy użytkownikowi aplikację komputerową Power BI i utworzyliśmy pulpit nawigacyjny z wymaganymi wizualizacjami i źródłem danych pochodzącym z tabel programu Access. W tym przypadku klient korzystał z 32-bitowego programu Access, więc zainstalowaliśmy 32-bitową wersję programu Power BI Desktop i zainstalowaliśmy pakiet redystrybucyjny Microsoft Access Database Engine 2010.

Jednym z wymagań klientów było śledzenie godzin pracy pracowników, aby upewnić się, że osiągnęli swoje cele, każdy miał cele tygodniowe, ale chcieli również zobaczyć docelowy procent w wybranym zakresie dat, więc na przykład, jeśli cel wynosił 32 na tydzień dla pracownika a analizowane daty to dwa tygodnie, celem powinno być 64.

Krok 1:Dodaj tabelę dat

Po pierwsze, potrzebowaliśmy tabeli dat, która zawierała każdy dzień roku na podstawie otrzymanych danych. Używając przycisku Nowa tabela na karcie modelowania, mogliśmy użyć wyrażenia Dax, które utworzy tabelę dat, która zawiera się w przedziale od najwcześniejszej do najpóźniejszej daty w tabeli aktywności. W PowerBI zastosowaliśmy następującą formułę:

W raporcie na karcie Modelowanie u góry okna usługi Power BI wybierz opcję Nowa tabela.

Musisz utworzyć pierwszą kolumnę tabeli, która będzie datą. Zastąp tabelę nazwą swojej tabeli, a następnie użyj funkcji KALENDARZ, aby ustawić żądany zakres dat. W naszym przykładzie poniżej używamy dat w tabeli tblTimeActivities i Activity Date to nazwa pola daty. Wybieramy minimalną datę jako datę rozpoczęcia i maksymalną datę jako datę zakończenia. Korzystając z tej metody, daty w tabeli dat będą rosnąć, gdy importujemy więcej danych do tblTimeActivities.

Alternatywnie możesz na stałe zakodować datę początkową i końcową za pomocą następującego skryptu:

Gdy masz już kolumnę daty, możesz teraz dodać inne kolumny związane z datą, które są wymagane.

W przykładzie tutaj wyodrębniamy rok daty. Inne opcje to:

Miesiąc =MIESIĄC((tblDaty[Data]))

Tydzień =NUM.TYGODNIA(tabelaDaty[data])

Rozpoczęcie tygodnia =tblDates[data] + 1 – WEEKDAY(tblDates[Data])

Nazwa miesiąca =FORMAT (tabelaDaty[data], „mmm”)

Następnym krokiem było dodanie obliczonej kolumny, która podałaby liczbę dni dla każdej daty:

Obliczone dni =DATADIFF(tabelaDaty[data],DZIŚ(),DZIEŃ)

Musimy teraz utworzyć kilka miar, które obliczyłyby łączną wartość docelową na podstawie zakresu dat wybranego we fragmentatorze.

1. Uzyskaj liczbę tygodni w zakresie dat:
   WeekCount =((MAX(tblDates[ObliczoneDni])-MIN(tblDates[ObliczoneDni]))+1)/7

2. Oblicz cel:
   Cel rozliczeniowy =MAX(tblEmployees[TargetBillableHrs])*[WeekCount]

Ostatnim krokiem tego projektu było następnie udostępnienie raportu kierownictwu przy użyciu internetowej usługi Power BI w usłudze Office 365. Aby rozwiązać ten problem, po prostu opublikowaliśmy raport w Internecie, a następnie udostępniliśmy go określonym użytkownikom. Teraz, ponieważ dane nie są oparte na chmurze, nie możemy utworzyć harmonogramu odświeżania bez utworzenia połączenia bramy. w tym przypadku, ponieważ ustanowili już codzienny 3-etapowy proces dla głównego użytkownika, wystarczyło dodać krok 4:

1. Eksportuj plik CSV z Quickbooks.
2. Importuj dane do programu Access.
3. Odśwież pulpit Power BI i przejrzyj raporty.
4. Opublikuj w Power BI Web.

Wyeksportowana próbka danych z szybkich książek

Raport końcowy