Załóżmy, że masz bazę danych Access zawierającą nazwiska i adresy Twoich klientów. Od czasu do czasu możesz chcieć lub potrzebować wysłać standardowy list do każdego klienta, który zdecydował się na takie wysyłki. Masz jednak świadomość, że listy te będą wyglądać o wiele lepiej i działać o wiele skuteczniej, jeśli będą spersonalizowane pod konkretnego adresata. Podstawowym przykładem jest wydrukowanie nazwy i adresu klienta na górze listu oraz umieszczenie tytułu i nazwiska klienta w wierszu powitania. Możemy oczywiście pójść znacznie dalej i uwzględnić informacje o koncie klienta, a nawet jego poprzednich zamówieniach (jeśli to konieczne).
Są dwa sposoby na zrobienie tego. Moglibyśmy stworzyć raport dostępu, który jest w porządku i dobry. W końcu dane są przechowywane w Accessie, dlaczego więc nie stworzyć listu za pomocą takiego raportu? Z pewnością jest to możliwe. Jednak połączenie danych klientów przechowywanych w tabeli lub zapytaniach programu Access z dokumentem edytora tekstu MS Word może być korzystne. Prawdopodobnie dużo łatwiej jest usiąść i skomponować dobrze zaprezentowany standardowy list przy użyciu MS Word (niż tworzenie tego samego dokumentu w raporcie Access). Można powiedzieć, że Word jest lepszym narzędziem do tego konkretnego zadania.
Scalanie poczty Proces, w którym dane z tabeli są integrowane z dokumentem edytora tekstu, jest znany jako seryjna korespondencja seryjna . Poniższe ćwiczenie wyjaśnia, jak korzystać z informacji z tabeli Dostęp na Rysunku 1 poniżej.

Rysunek 1: Schemat tabeli Access, którego będziemy używać.

Łączenie z danymi dostępu Ten pierwszy etap procesu polega na połączeniu MS Word z bazą danych, w której przechowywane są dane klienta. Będziemy tutaj pracować nad pustym dokumentem, ale normalnie zacząłbyś od napisania standardowego listu. Celem tego ćwiczenia jest pokazanie, w jaki sposób dokument Word uzyskuje dostęp do danych w tabeli lub zapytaniu MS Access (a nie jak stworzyć dobrze prezentowany dokument Word per se).

1. Otwórz MS Word.
2. Kliknij ikonę WYBIERZ ODBIORCÓW. Znajduje się w grupie START MAIL MERGE na wstążce MAILINGS. Kliknięcie ikony powoduje wyświetlenie rozwijanego menu.
3. Wybierz UŻYJ ISTNIEJĄCEJ LISTY z menu rozwijanego.
4. Przejdź do lokalizacji bazy danych programu Access (w oknie, które zostało otwarte) i kliknij dwukrotnie nazwę pliku. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego WYBIERZ TABELĘ, w którym widoczne są wszystkie tabele i zapytania z bazy danych.

   Rysunek 2:SELECT TABLE formularz dialogowy.

5. Kliknij dwukrotnie nazwę tabeli lub zapytania zawierającego nazwy i adresy klientów. Jesteśmy zainteresowani tblCustomer. Następnie okno dialogowe zostanie zamknięte. Jesteś teraz gotowy, aby wybrać pola, które chcesz wykorzystać w swoim dokumencie.

Dostęp do pól tabeli lub zapytań Połączyliśmy się teraz z bazą danych Access i tabelą, w której przechowywane są dane klientów. Następnym etapem procesu jest wstawienie pól z tej tabeli do samego dokumentu Word. Wykorzystamy pola do wpisania adresu klienta na górze listu oraz do stworzenia linii powitalnej. Gdybyśmy chcieli, moglibyśmy też pójść dalej i wstawić dane z tabeli z głównym tekstem listu.

1. Kliknij lokalizację w dokumencie, w której pole ma zostać wstawione.
2. Kliknij dolną połowę ikony przycisku podziału INSERT MERGE FIELD. Znajduje się on w grupie WPISZ I WSTAWIĆ POLA na wstążce KORESPONDENCJA. Pojawi się rozwijana lista pól (patrz rysunek 3 poniżej).

   Rysunek 3: Wstaw pola korespondencji seryjnej .

3. Wybierz klienta tytuł pole z listy. tytuł na dokumencie pojawia się teraz miejsce na pole.
4. Powtórz krok 2, tym razem wybierając pole nazwiska. Upewnij się, że zostawiłeś przestrzeń między dwoma uchwytami na miejsce.
5. Przejdź do nowej linii, a następnie powtórz krok 2 ponownie, tym razem wybierając pierwsze pole adresu. Powtórz ten krok dla każdego pola adresu, każde pole w osobnym wierszu.
6. Zejdź dwie linie poniżej pól adresu, aby wprowadzić wiersz powitania. Wpisz powitanie, takie jak „Kochanie”, zostaw spację, a następnie wstaw tytuł pole, po którym następuje kolejna spacja, a następnie nazwisko pole

Twój dokument powinien teraz wyglądać tak:

Rysunek 4: Pole korespondencji seryjnej Symbole zastępcze.

Scalanie danych dostępu Po dodaniu pól korespondencji seryjnej do dokumentu jesteś prawie gotowy do uruchomienia korespondencji seryjnej. Zanim jednak to zrobimy, warto sprawdzić, jak dokumenty będą wyglądały po scaleniu danych. Zrób to, klikając ikonę PODGLĄD WYNIKÓW na WSTĄŻCE MAILINGOWEJ. Każdy rekord z bazy danych jest następnie scalany z osobnym dokumentem. Możesz przewijać każdy z tych „rekordów dokumentów” za pomocą przycisków nawigacyjnych w grupie PODGLĄD WYNIKÓW. Tak wygląda nasz dokument na podglądzie:

Rysunek 5 (powyżej): Podgląd pierwszego rekordu scalonych danych.

Rysunek 6: ZAKOŃCZ I POŁĄCZ.

Możemy teraz uruchomić korespondencję seryjną. Zrób to, klikając przycisk ZAKOŃCZ I POŁĄCZ (patrz rysunek 6 powyżej). Masz wtedy możliwość WYDRUKOWANIA DOKUMENTÓW lub EDYCJI POSZCZEGÓLNYCH DOKUMENTÓW. Wykonanie tego ostatniego otwiera nowe wystąpienie programu Word zawierające scalone dokumenty. Możesz wtedy wprowadzić dowolne zmiany i wydrukować je, gdy będziesz gotowy.