Jak utworzyć raport z tabeli w programie Access 2016

Raport można utworzyć bezpośrednio z tabeli w programie Access 2016. Program Access automatycznie generuje raport na podstawie wybranej tabeli lub zapytania.

Oto jak utworzyć raport z istniejącej tabeli.

Uruchom polecenie raportu

W lewym okienku nawigacji wybierz tabelę, na której chcesz oprzeć raport.

Teraz kliknij Zgłoś na Wstążce (z menu Utwórz zakładka).
Raport

Pojawi się raport zawierający wszystkie pola z tabeli.

Pojawia się w widoku układu, który jest widokiem, który umożliwia edycję. Możesz także przełączyć się na widok projektu, aby uzyskać bardziej kontrolowaną edycję, a także widok raportu i podgląd wydruku, aby zobaczyć, jak wygląda dla użytkownika.

Możesz pozostawić raport bez zmian lub dostosować go w razie potrzeby.

Możesz zamknąć lewe okienko nawigacji, aby zapewnić więcej miejsca na raport.

Aby to zrobić, kliknij mały « ikonę u góry okienka nawigacji.

Zmodyfikuj raport

W zależności od potrzeb, prawdopodobnie raport będzie wymagał pewnych modyfikacji, zanim będzie gotowy do wysłania e-mailem lub wydrukowania.

W szczególności sprawdź, czy zawiera prawidłowe pola i czy nie jest zbyt szeroki, aby można go było wydrukować. Jeśli jest zbyt szeroki, niepotrzebnie zużyje wiele stron.

Usuń niepotrzebne pola

Gdy tworzysz raport na podstawie istniejącej tabeli, zawsze istnieje możliwość, że w raporcie pojawią się niepotrzebne pola. W takim przypadku usuń niepotrzebne pola.

Aby usunąć pole, kliknij je prawym przyciskiem myszy i wybierz Usuń z menu kontekstowego.

Możesz także usunąć wiele pól naraz, wybierając pierwsze z nich, przytrzymując Shift w dół, a następnie wybierając ostatni.

Aby wybrać nieciągłe pola, użyj Ctrl zamiast tego klawisza.
Zmień formatowanie

Możesz dowolnie modyfikować kolory, czcionki, rozmiary itp.

W tym przykładzie usuwamy konspekt, który program Access automatycznie ustawia w polach. Dokładniej, po prostu ustawiamy kontur jako przezroczysty.

Możesz również użyć arkusza właściwości, aby zmienić formatowanie. Aby otworzyć arkusz właściwości, kliknij Arkusz właściwości przycisk na Wstążce (w sekcji Projekt zakładka).

Jeśli arkusz właściwości jest już otwarty po wybraniu pola, automatycznie wyświetli właściwości tego pola.
Typowy błąd szerokości

Zwróć uwagę na małą ikonę ostrzeżenia w lewym górnym rogu raportu, ostrzegającą, że raport jest szerszy niż szerokość strony.

Najprawdopodobniej otrzymasz to ostrzeżenie, jeśli Twój raport zawiera wiele pól umieszczonych obok siebie.

Możesz je przenieść, zmienić ich rozmiar lub usunąć. Możesz także zmienić rozmiar lub orientację strony, jeśli jest to dla Ciebie odpowiednia opcja.

W tym przykładzie, mimo że kilka pól zostało usuniętych, a pozostałe pola zostały przesunięte w lewo, stopka nadal pozostaje w swoim pierwotnym położeniu. To za bardzo wypycha szerokość. Gdyby raport został wydrukowany teraz, każdy z nich spowodowałby wydrukowanie dodatkowych pustych (lub prawie pustych) stron — marnowanie papieru.
Naprawianie błędu

Kliknij komunikat ostrzegawczy, aby otworzyć listę rozwijaną możliwych rozwiązań problemu.

Wybierz opcję, aby sprawdzić, czy to rozwiązuje problem. Może być konieczne wybranie więcej niż jednego.

Kliknięcie Wybierz kontrolę najdalej w prawo może być przydatne, aby podświetlić kontrolkę, która powoduje problem. Następnie możesz przesunąć tę kontrolkę w lewo, usunąć ją lub zmienić jej szerokość.

Kliknięcie Usuń dodatkowe miejsce na raport można użyć po przesunięciu jakichkolwiek obraźliwych elementów.
Raport z dopasowaną szerokością

Po naprawieniu powyższego błędu raport będzie teraz węższy, a komunikat ostrzegawczy zniknie.
Raport w widoku układu

Przełącz się do widoku układu, aby zobaczyć, jak tam wygląda.
Raport w widoku raportu

Przełącz się do widoku raportu, aby zobaczyć, jak tam wygląda.
Raport w podglądzie wydruku

I na koniec przełącz się na podgląd wydruku, aby zobaczyć, jak będzie wyglądał po wydrukowaniu.

Dobrym pomysłem jest sprawdzenie, ile stron raport zostanie wydrukowany przed wydrukowaniem. Możesz użyć kontrolki podziału na strony na dole raportu, aby przejść do ostatniej strony i sprawdzić numer strony podany w kontrolce.