7 sposobów, w jakie Microsoft Access może pomóc Twojej firmie

Prawie każda firma na świecie korzysta z programu Microsoft Excel. Do tworzenia prostych arkuszy kalkulacyjnych jest to prawdopodobnie najlepsze oprogramowanie na świecie. Jednak wraz z rozwojem firmy i coraz bardziej skomplikowanymi arkuszami kalkulacyjnymi, Excel pokaże jej ograniczenia. W tym miejscu wkracza Microsoft Access.

Kiedy Twoja firma zarządza dużymi zestawami danych, być może nadszedł czas, aby rozważyć migrację danych do programu Access. MS Access to doskonałe oprogramowanie, które może usprawnić księgowość, zarządzanie produktami i nie tylko.

Oto 7 sposobów, w jakie Microsoft Access może wspierać Twoje funkcje biznesowe:

1. Łatwe tworzenie niestandardowej bazy danych

Główną funkcją Microsoft Access jest tworzenie niestandardowych baz danych. Imponująca funkcjonalność pozwala pracować z dużymi zestawami danych i przechowywać informacje w uporządkowany sposób. Niezależnie od tego, czy pracujesz z danymi klienta, czy z własnymi, może to być niezwykle ważne zarówno dla bezpieczeństwa, jak i zarządzania czasem.

Tworzenie niestandardowej bazy danych może być niezwykle przydatne w przypadku wielu procesów biznesowych, w tym zarządzania czasem inwentaryzacji, zarządzania projektami i nie tylko. Microsoft Access Development to najbardziej wszechstronne rozwiązanie do tworzenia niestandardowej bazy danych dla Twojej firmy. Zamiast kupować gotowe rozwiązanie, które może nie pasować do rachunku, firmy mogą stworzyć niestandardowe rozwiązanie, które działa dokładnie tak, jak tego potrzebują.

Program Microsoft Access oferuje wiele świetnych szablonów do wyboru, spójrz i sprawdź, czy któryś z nich może pomóc, pamiętaj, że można je modyfikować w razie potrzeby lub zwiększać możliwości dzięki niestandardowym funkcjom za pomocą kodu VBA.

2. Zachowaj spójność

Jeśli chodzi o pracę z danymi, ważne jest zachowanie spójności. Dzięki Microsoft Access możesz zminimalizować wszelkie niespójności lub błędy spowodowane błędem ludzkim. Dzieje się tak dzięki możliwości automatyzacji procesów w programie Access. Zamiast ręcznie rejestrować dane, program Access może pobierać dane z wielu różnych źródeł, a nawet identyfikować rozbieżności w danych. Na przykład, jeśli Twoja firma dokonała średnio 200 sprzedaży dziennie, a potem nagle zarejestrowano 2000, możesz to sprawdzić za pomocą zapytania programu Access.

Księgowość to jeden z procesów biznesowych, w którym spójność ma kluczowe znaczenie. Przez cały rok liczby stojące za firmą muszą być dokładnie i konsekwentnie rejestrowane. Gdy te dane są rejestrowane w programie Excel (lub innym programie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych), istnieje ogromny potencjał błędu ludzkiego. Korzystanie z programu Access może wyeliminować ryzyko błędu ludzkiego dzięki automatyzacji.

3. Bezpieczeństwo dzięki bezpłatnemu SQL Server Express

W połączeniu z bezpłatnym serwerem SQL Server Express firmy Microsoft Twoje dane są chronione przed wzrokiem ciekawskich:

Ochrona danych :Możesz ograniczyć, kto widzi jakie tabele, pozwalając tylko upoważnionym pracownikom zobaczyć karty kredytowe, czyli numery ubezpieczenia społecznego.
Uprawnienia użytkownika: Jeśli sparujesz SQL Server z grupami Active Directory, możesz użyć kodu, aby przyznać określonym grupom użytkowników uprawnienia do określonych części systemu. Na przykład, możesz ograniczyć funkcje administracyjne tylko do grupy administrators.
Szyfrowanie danych: SQL Server może również wymuszać szyfrowanie między serwerem a programem Access, unikając ataku typu man in the middle.

4. Dostępność

Microsoft Access jest również stosunkowo łatwy w użyciu. Dla dotychczasowych użytkowników MS Office interfejs jest intuicyjny. Jednak, aby zbudować złożone bazy danych, pracownicy będą potrzebować pewnego przeszkolenia. Prostota i skalowalność MS Access to ogromne korzyści – może być używany przez każdego, od nieprzeszkolonych pracowników po konsultantów Microsoft Access.

Kolejną zaletą programu Microsoft Access jest to, że można go używać zarówno na komputerach z systemem Windows, jak i Mac. Jednak aby to zrobić, będziesz musiał użyć zdalnego pulpitu.

5. Baza produktów

Microsoft Access to doskonała platforma do przechowywania inwentarza biznesowego. Gdy Twoja firma się rozwinie, będziesz musiał tworzyć bardziej złożone arkusze kalkulacyjne zawierające informacje o produktach i dane dotyczące sprzedaży. Nie możesz oczekiwać, że wszyscy Twoi pracownicy będą pamiętać długie nazwy, opisy lub kody związane z każdą pozycją w bazie danych. W tym miejscu do gry wkracza Microsoft Access – pozwala użytkownikom wyszukiwać elementy według nazwy, kodu lub opisu, a nawet eksportować dane do arkusza kalkulacyjnego Excel. Jest to również przydatne do monitorowania stanów magazynowych.

6. Łatwa migracja baz danych

Microsoft Access jest najpopularniejszym oprogramowaniem bazodanowym na świecie i istnieje od 1992 roku. Oznacza to, że programiści mieli mnóstwo czasu, aby uczynić go przyjaznym dla użytkownika. Ta przyjazna dla użytkownika konstrukcja wykracza poza faktyczne przechowywanie danych na bardziej skomplikowane zadania, takie jak migracja danych. Możesz łatwo migrować zestawy danych z innych programów bazodanowych i korzystać z narzędzi danych firmy Microsoft, takich jak SQL Server.

7. Opłacalny

Wraz z rozwojem firmy będzie musiała przechowywać więcej danych. Wynajęcie firmy zewnętrznej do zarządzania przechowywaniem danych może być kosztowne, więc bardziej opłacalne jest utrzymywanie ich we własnym zakresie. Oznacza to, że potrzebujesz oprogramowania do przechowywania danych. Microsoft Access jest nie tylko jednym z najlepszych, ale także jednym z najtańszych. Po pierwsze, ma przystępną cenę, co oznacza, że mogą go kupić firmy dowolnej wielkości. Ponadto aktualizacje są publikowane co roku, dzięki czemu możesz nadal bezpłatnie korzystać z najnowszej wersji programu Access.

Prawdopodobnie już płacisz za profesjonalną edycję MS Office, co oznacza, że nie musisz wydawać dodatkowych pieniędzy na Access. Wraz z innymi korzyściami przedstawionymi w tym artykule przystępność MS Access utrudnia konkurowanie z alternatywnymi rozwiązaniami.

Potrzebujesz porady dotyczącej Microsoft Access?

W Access Experts posiadamy szeroką wiedzę zarówno na temat Microsoft Access, jak i Microsoft SQL Server. Możemy pomóc we wszystkim, od prostej integracji Access SQL do bardziej skomplikowanych zadań Access.

Aby uzyskać więcej informacji, skontaktuj się z nami już dziś.