Większość nowych organizacji lub projektów szybko przechodzi od zarządzania przepływem pracy na papierze do śledzenia danych w arkuszach kalkulacyjnych. Następnym logicznym krokiem jest wdrożenie relacyjnej bazy danych, która prawidłowo łączy wszystkie dane i ostatecznie zapewnia wiele korzyści dla pieniędzy z inwestycji.
Co baza danych może zrobić dla mojej firmy?
- Organizacja: Baza danych może pomóc w zapewnieniu struktury procesów biznesowych.
- Weryfikacja danych: Baza danych umożliwia reguły formatowania dla wprowadzania danych (tj. pola mogą być wymagane, mają ścisłe formatowanie, takie jak numer telefonu lub kod pocztowy, lub mają maksymalną liczbę znaków).
- Wydajność: Bazy danych eliminują potrzebę wprowadzania nadmiarowych danych, które są typowe dla arkuszy kalkulacyjnych.
- Bezpieczeństwo danych: Bazy danych zapewniają większe bezpieczeństwo użytkowników niż arkusz kalkulacyjny w postaci dostępu użytkowników do systemu i ograniczeń dostępu do danych, które są widoczne.
- Raportowanie: Po prostu raportowanie jest znacznie bardziej niezawodne z bazy danych, w której można szybko wygenerować zakresy rekordów dla pojedynczego klienta lub zestawu danych.
- Wyszukiwanie: Z tego samego powodu, co raportowanie, wyszukiwanie według wielu kryteriów jest łatwiejsze dzięki bazie danych i pozwala użytkownikom szybko doskonalić określone rekordy.
- Udostępnianie danych: Wielu użytkowników bazy danych może jednocześnie uzyskać dostęp do tego samego pliku i danych. Dlatego nie ma powielania plików, edycji poszczególnych użytkowników i konfliktów formatowania, które są powszechne w arkuszach kalkulacyjnych.
- Większa pojemność: Bazy danych mieszczą bardzo duże ilości danych. Dla porównania arkusze kalkulacyjne są znacznie bardziej ograniczone.
- Dane historyczne: Starsze dane mogą być znacznie łatwiej archiwizowane w bazie danych lub łatwo dostępne do raportowania. Utrzymywanie wszystkich danych historycznych aktywnych najprawdopodobniej ograniczyłoby arkusz roboczy do zbyt dużego i niepraktycznego.
Dlaczego wybrać MS Access zamiast innych baz danych?
- Popularność: MS Access jest najpopularniejszą bazą danych dla komputerów stacjonarnych i jest standardem w wielu pakietach MS Office.
- Niedrogi: Oprogramowanie MS Access jest bardzo tanie (nie wliczając czasu rozwoju).
- Samodzielne uruchamianie: Początkujący użytkownik może osiągnąć przydatne wyniki.
Jakie są ograniczenia MS Access?
- Brak wsparcia: Powszechne jest, że wczesne działania na rzecz rozwoju MS Access są inicjowane przez członka zespołu, który już pełni odpowiedzialność w pełnym wymiarze godzin. Kiedy ci członkowie zespołu nie są już dostępni lub opuścili firmę, często nie ma nikogo z doświadczeniem, aby kontynuować obsługę bazy danych. Co więcej, wielu doświadczonych konsultantów przechodzi obecnie na emeryturę lub przeszło na bardziej nowoczesne rozwiązania bazodanowe; pozostawiając pustkę dla starszych baz danych MS Access, które wymagają wsparcia.
- Korupcja: Istnieje wiele powodów, dla których plik bazy danych MS Access może ulec uszkodzeniu lub uszkodzeniu. Winne są zarówno awarie sprzętu, jak i problemy z oprogramowaniem. Bez odpowiedniej ochrony przed tymi problemami te bazy danych mogą stać się bardzo zawodne.
- Skalowalność: Podczas gdy w MS Access dozwolonych jest wielu użytkowników, baza danych szybko się przeciąża. Dodatkowo, w porównaniu do innych baz danych, MS Access ma niski limit maksymalnej obsługiwanej ilości danych.
- Brak doświadczenia programisty: Wielu majsterkowiczów, którzy nie są programistami, szybko przechodzi przez głowę podczas tworzenia. Co więcej, wczesne decyzje projektowe mogą mieć duży wpływ na użyteczność i możliwość rozbudowy bazy danych w przyszłości.
- Aktualizacje: Podczas migracji bieżących danych do zaktualizowanego oprogramowania często napotyka się wiele wyzwań, takich jak niezgodność wersji.
- Serwer plików: MS Access to aplikacja serwera plików (nie aplikacja serwera klienta). Oznacza to, że cała baza danych i oprogramowanie znajdują się w pamięci komputera każdego użytkownika. Jest to nieefektywne i może prowadzić do błędów i potencjalnej korupcji.
- Przewiduje się złożoność: Jeśli oczekuje się, że korzystanie z tej bazy danych stanie się krytyczne lub zaspokoi znacznie większe potrzeby niż pierwotnie planowano, zaleca się poszukiwanie alternatywnych baz danych, takich jak ta zaprojektowana przy użyciu SQL Server.
- Zgodność: Niektóre zasady (takie jak wymagania Ustawy Sarbanes-Oxley – SOX, HIPAA i PCI – Przemysł kart płatniczych), które mają zastosowanie do wielu firm, gwarantują korzystanie z wyższej klasy, w pełni kontrolowanej bazy danych.
Potrzeby organizacji w zakresie baz danych są zwykle nieprzewidywalne i zmieniają się w czasie. Tworzone są zdrowe bazy danych, które ostatecznie rozwijają się i modyfikują w ciągu życia firmy. W obliczu tych wyzwań bazy danych MS Access często są nadal używane „tak jak są” i ogólnie służą wystarczająco dobrze. Jednak w sytuacji awaryjnej trudno jest znaleźć niezawodne i doświadczone wsparcie. Dlatego też bardzo wskazane jest wcześniejsze zaplanowanie kolejnych etapów rozwoju i skorzystanie z pomocy doświadczonego zespołu. Niezależnie od tego, czy potrzebna jest niewielka poprawa bazy danych, czy pełny plan na przyszłość, Arkware jest gotowy, aby być Twoim przewodnikiem! 
