Jeśli musiałeś zgadywać, ile czasu Twoim zdaniem spędzasz na spotkaniach w każdym tygodniu? Zgodnie z tym artykułem kierownictwo średniego szczebla spędza średnio 35% swojego czasu na spotkaniach, podczas gdy kierownictwo wyższego szczebla spędza na spotkaniach aż 50%. Najgorzej jest, gdy cały ten czas spędzasz na dyskusjach, które okazują się nieskuteczne. Spotkania są tutaj, aby pozostać, ale są sposoby, aby ten czas był bardziej produktywny.
W Arkware spędzamy dużo czasu na spotkaniach z klientami i sobą nawzajem. Ważne jest, abyśmy oferowali najlepsze rozwiązania bazodanowe, a wspólne spotkania to jeden ze sposobów, w jaki to osiągamy. Oto strategie, których używamy, aby nasze spotkania były jak najbardziej produktywne.
1. Wiedz, kiedy zorganizować spotkanie
Przed zwołaniem spotkania upewniamy się, że jest to najlepszy sposób na rozwiązanie problemu lub rozwiązanie problemu. Jeśli wiadomość e-mail lub notatka spowoduje, że wszyscy znajdą się na tej samej stronie, wyślemy to zamiast tego. Chcemy, aby nasze spotkania były cennym wykorzystaniem czasu każdego.
2. Planuj spotkania we właściwym czasie
Umawiamy się na spotkania w czasie, kiedy ludzie mniej się rozpraszają. Piątkowe popołudnia – zdecydowanie nie jest to dobry czas na spotkanie. Badania pokazują, że spotkania odbywające się w porze lunchu, kiedy ludzie są głodni i rozkojarzeni, są również mniej produktywne, dlatego też unikamy tych czasów. Najlepszy czas na zorganizowanie spotkań to między 9 a 11 lub 14-16 we wtorki, środy i czwartki.
3. Zaproś właściwych ludzi
Nie każdy musi być na większości spotkań. Zapraszaj tylko tych pracowników, którzy skorzystają z dyskusji, na przykład tych, którzy mają coś do wniesienia lub będą mieć wpływ na temat rozmowy. Wszyscy inni mogą wykorzystać ten czas na pracę z klientami i wykonywanie innych zadań.
4. Utwórz plan
Przed spotkaniem stwórz agendę i harmonogram. Podziel się nim z osobami przychodzącymi na spotkanie, aby wiedzieli, czego się spodziewać. Posiadanie agendy pozwala wszystkim śledzić i pozostawać w temacie. Jeśli temat idzie na boki, nie bój się wskoczyć i przywrócić rozmowę.
5. Wybierz wygodną lokalizację
Zauważyliśmy, że wygodna lokalizacja pomaga skupić się na spotkaniach. Wybierz jasną, dobrze oświetloną przestrzeń z wygodnymi siedziskami, aby ludzie nie czuli się niekomfortowo przez następne pół godziny. Świetnym pomysłem jest również posiadanie tablicy lub ekranu do projektora, na który wszyscy mogą patrzeć podczas spotkania.
6. Utrzymuj krótkie spotkania
Lepiej mieć kilka krótkich spotkań niż jedno długie. Ludzie zbyt długo siedzą na jednym miejscu, nudzą się i rozpraszają. Poza tym skraca to czas, w którym mogliby wykonywać inne zadania. Jeśli możesz, prowadź spotkania do około 30 minut.
7. Unikaj wykładów
Pamiętaj, że masz spotkanie, a nie wykład. Unikaj więc wykładów i nudy publiczności. Spotkanie to czas dla wszystkich na rozmowę, wymianę pomysłów, wyrażanie swoich obaw i nie tylko. Zostaw czas wszystkim na wniesienie wkładu, dlatego ważne jest, aby starannie wybrać, kogo zapraszasz.
Jeśli Twoja firma wymaga spotkań, istnieją sposoby na zwiększenie ich produktywności dla Ciebie i Twoich pracowników. Postępując zgodnie z powyższymi strategiami, możesz sprawić, że ten czas będzie cenny dla wszystkich w biurze!
