Wiele firm używa programu Microsoft Excel do zarządzania swoimi danymi, ale nie wiedzą, czego tracą, nie uaktualniając do bazy danych! Arkusze kalkulacyjne mogą wyglądać podobnie do baz danych, ale arkusz kalkulacyjny nie jest tak potężny jak jeden. Ponadto pobieranie informacji do i z arkusza kalkulacyjnego jest często żmudne i kłopotliwe. Wymagane jest dużo ręcznego wprowadzania danych, co zwiększa ryzyko błędów.
Jeśli chcesz uaktualnić program Microsoft Excel do programu Microsoft Access, dokonujesz doskonałego wyboru, dzięki któremu Twoja firma będzie bezpieczniejsza i wydajniejsza. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, jak uzyskać największy zwrot z bazy danych Access.
MS Access jest przyjazny dla użytkownika. Możesz go używać bez konieczności nauki języka programowania.
Program Microsoft Access jest dostępny w ramach subskrypcji pakietu Office i nie musisz uczyć się języka programowania, aby z niego korzystać. Access jest uważany za nietechniczną aplikację bazodanową, która jest przyjazna dla użytkownika dla przeciętnego człowieka. W rzeczywistości możesz go używać do tworzenia aplikacji bez konieczności programowania.
Zalecamy zagłębienie się w program Access i przetestowanie funkcji, aby zapoznać się z różnicami między bazą danych a arkuszem kalkulacyjnym. Ale nie trać czasu na naukę nowego języka programowania. Nie jest to konieczne do korzystania z podstawowych funkcji Microsoft Access.
Używaj tylko liczby tabel wymaganej przez Twoją aplikację.
Nie ma „właściwej” liczby tabel, których potrzebujesz w swojej aplikacji. Użyj odpowiedniej ilości – nie więcej, nie mniej. Początkujący użytkownicy baz danych mają tendencję do używania zbyt małej liczby tabel i próbują upchnąć zbyt wiele informacji w jednym miejscu. Z drugiej strony niektórzy użytkownicy tworzą dziesiątki baz danych, podczas gdy tak naprawdę potrzebują tylko kilku.
Unikaj powtarzających się i nadmiarowych danych.
Kolejną rzeczą, której będziesz chciał uniknąć, jest powtarzanie danych w jednej tabeli. Projekt relacyjnej bazy danych obsługuje powtarzające się dane, dzieląc je na osobną tabelę. Tak więc, jeśli zauważysz, że numerujesz nazwy pól, takie jak Pozycja 1, Pozycja 2, Pozycja 3 itp., utwórz osobną tabelę do przechowywania danych.
To samo dotyczy nadmiarowych danych – unikaj tego! Nadmiarowe dane nie muszą znajdować się w Twojej bazie danych i mogą w rzeczywistości uszkodzić Twoje dane. Na przykład, jeśli masz nazwę klienta zapisaną w dwóch tabelach i aktualizujesz tylko jedną z nich, dane nie są już wiarygodne.
Użyj konwencji nazewnictwa, aby uniknąć nieporozumień.
Wybierając konwencję nazewnictwa dla obiektów bazy danych, należy się jej trzymać, aby uniknąć pomyłek. W ten sposób wszystkie tabele, kolumny, ograniczenia i inne obiekty bazy danych zostaną nazwane w spójny i niezawodny sposób. Dobrą wiadomością jest to, że możesz wybrać dowolną konwencję nazewnictwa (w granicach rozsądku) – kluczem jest spójność.
Używaj wartości null tylko wtedy, gdy jest to konieczne.
Nulls są często nadużywane. Prawdziwym celem używania wartości null jest sytuacja, w której pole informacji jest naprawdę nieznane. Różni się to od pola, które należy pozostawić puste. Na przykład podczas wypełniania wierszy Adres 1 i Adres 2 w tabeli wiersz Adres 2 jest zwykle pozostawiany pusty. Ale „puste” jest znaną wartością, więc nie musisz wpisywać null.
Skonsultuj się z ekspertem ds. konsultacji Microsoft Access.
Na koniec upewnij się, że masz eksperta ds. technologii firmy Microsoft, z którym możesz się skonsultować. Wraz z rozwojem i zmianami Twojej firmy, Twoje potrzeby związane z bazą danych również mogą. Ważne jest, aby Twoja baza danych zawsze działała dla Ciebie i zapewniała bezpieczne, spójne dane. Współpracując z zespołem ekspertów ds. baz danych, możesz maksymalnie wykorzystać swoją bazę danych.
Arkware zapewnia pomoc techniczną i usługi zastępcze Microsoft Access dla firm każdej wielkości. Umów się na bezpłatną konsultację, aby omówić potrzeby związane z bazą danych.
