Budowanie bazy danych Microsoft Access

Gdzie mam zacząć?

Ogólną zasadą tworzenia bazy danych (lub funkcji bazy danych) jest przewidzenie minimalnego rozwiązania potrzebnego do osiągnięcia celu. Prostota dotyczy zwłaszcza początkujących. Jeśli chcesz zbudować system do śledzenia leadów sprzedażowych, nie dodawaj jednocześnie budowania bazy danych obsługi klienta lub systemu bilingowego. Następnie, gdy nowa aplikacja działa dobrze, możesz dodać nowe funkcje i zintegrować inne aspekty biznesowe z projektem.

Zanim zaczniesz, dobrą praktyką jest zaplanowanie swojego rozwoju, dzięki czemu zawsze możesz sobie wyobrazić swoje cele i uniknąć niepotrzebnych przeszkód. Zaangażowanie członków zespołu pomoże również w zdefiniowaniu projektu, a także w zwiększeniu poparcia dla korzystania z nowego systemu.

Projekty baz danych MS Access powinny zawsze zaczynać się od kilku prostych koncepcji związanych z Twoją organizacją:

1. Zdefiniuj cele

Jakie wyzwania rozwiąże baza danych?

• Jakie korzyści odniesie organizacja? tj. usprawnienie procesu, egzekwowanie ścisłych ścieżek pracy, prowadzenie rejestrów z jednego źródła
• Jakie korzyści odniosą użytkownicy? tj. uporządkowane dane, szybsze wyszukiwanie danych, mniej nadmiarowe wprowadzanie danych
• Jakie korzyści odniosą klienci? tj. kompleksowe/spójne raportowanie, szybsza obsługa klienta, lepsze śledzenie historii

2. Zdefiniuj przepływy pracy na papierze

• Zapisz kroki niezbędne do idealnego przepływu pracy. Na przykład w systemie śledzenia potencjalnych klientów zapisz pełną listę idealnych kroków od potencjalnego klienta do zamknięcia sprzedaży. Mogą istnieć wyjątki od idealnej ścieżki, którymi należy się zająć. Często dobrym pomysłem jest zajęcie się tymi wyjątkami, gdy nowy system sprawdzi się w większości przypadków.

3. Projektuj tabele i pola danych na papierze

• Tabele są elementami składowymi bazy danych i powinny zawierać wszystkie dane, którymi chcesz zarządzać w nowym systemie. Zazwyczaj wszystkie punkty danych uwzględnione w formularzach i raportach będą reprezentowane w polu w tabeli. W bazie danych śledzenia potencjalnych klientów możesz uwzględnić tabele i pola, takie jak:

1. 1. 1. Organizacja – w tym nazwa organizacji, adres, adres2, miasto, województwo, kod pocztowy, telefon itp.
      2. Kontakt – w tym imię, nazwisko, telefon, e-mail itp.
      3. Źródło wiodące – w tym nazwa źródła itp.
      4. Status potencjalnego klienta – w tym status itp.
      5. Szczegóły potencjalnego klienta — data potencjalnego klienta, interesujący produkt lub usługa, uwagi itp.
      6. Członek zespołu – inicjały, imię, nazwisko itp.

4. Projektuj formularze i raporty na papierze

• Twoje formularze i raporty staną się bramą do wprowadzania danych do systemu, zarządzania danymi znajdującymi się w systemie i wyciągania danych z systemu. Zbierz wszystkie odpowiednie formularze i raporty, z których już korzystasz lub naszkicuj te, których będziesz potrzebować. Upewnij się, że wszystkie Twoje istotne dane są zapisane w tych dokumentach.

W następnym artykule omówimy tworzenie tabel w MS Access.