Jeśli obecnie używasz programu Microsoft Excel jako bazy danych, prawdopodobnie chcesz to przemyśleć. Excel to świetne narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych i wykonywania obliczeń na ograniczonych zestawach danych, ale nie jest to najlepsze narzędzie do obsługi baz danych. Jednak wiele osób nadal używa programu Excel jako bazy danych, ponieważ jest prosty i znajomy.
Na szczęście możesz przejść na Microsoft Access, system zarządzania bazą danych, który przechowuje informacje. Program Access jest przyjazny dla użytkownika, nawet dla początkujących, oferując podobny wygląd i działanie do innych produktów firmy Microsoft. Możesz też przekonwertować arkusze kalkulacyjne programu Excel na swoją bazę danych.
Omówmy największe oznaki tego, że Twoja firma lub organizacja przerosła program Excel i dlaczego program bazy danych, taki jak Access, jest lepszym rozwiązaniem.
Twoje przepływy pracy są bardziej złożone
Excel działa dobrze w prostych, liniowych przepływach pracy. Ale gdy Twoje przepływy pracy staną się złożone, nadszedł czas, aby przejść na program bazodanowy, taki jak Access. W ten sposób możesz łatwo wprowadzać lub wyświetlać informacje dla różnych typów powiązanych informacji.
Twoje dane rosną
Gdy zaczniesz gromadzić duże ilości danych, czas odejść od Excela. Program Excel ma ograniczenie liczby rekordów na arkusz i może powodować problemy z wydajnością w miarę wzrostu danych. Możesz podzielić dane na wiele arkuszy, ale ostatecznie staje się to dużym problemem, zwłaszcza jeśli nie możesz zrozumieć swoich danych.
Jest mniejsze bezpieczeństwo
Kolejną wadą programu Excel jest brak zabezpieczeń. Excel daje możliwość zabezpieczenia arkuszy kalkulacyjnych hasłem, ale jest to delikatny system. Istnieją jednak narzędzia online, które ułatwiają ludziom odblokowywanie chronionych plików bez konieczności znajomości hasła. Aby chronić swoje dane, warto przejść na Access. Możesz też wybrać, jakie uprawnienia nadać każdemu użytkownikowi.
Współpraca jest trudna
Współpraca jest o wiele trudniejsza w programie Excel niż w programie Access. Nawet jeśli korzystasz z edycji dla wielu użytkowników lub przechowujesz arkusz kalkulacyjny na serwerze współdzielonym, łatwo o błędy. Jeden z najczęstszych błędów:ludzie nadpisują nawzajem swoją pracę. Jeśli potrzebujesz dostępu do danych wielu użytkowników, najlepszym rozwiązaniem jest program bazy danych.
Twoje zadania są żmudne
Czy czujesz, że spędzasz więcej czasu na wykonywaniu żmudnych zadań w programie Excel? To nie musi być twoja norma. Programy bazodanowe, takie jak Access, mają narzędzia i funkcje, dzięki którym możesz maksymalnie wykorzystać swój czas. Możesz zautomatyzować wiele swoich zadań i zmniejszyć nadmiarowość, przechowując powiązane dane.
To tylko niektóre z powodów, dla których Excel nie jest najlepszym rozwiązaniem dla Twojej bazy danych. Rozumiemy, że jest to znajome i łatwe do zrozumienia, ale istnieją lepsze opcje. Jeśli szukasz czegoś prostego i przyjaznego dla użytkownika, dzięki Access poczujesz się jak w domu. Skontaktuj się z Arkware już dziś, aby dowiedzieć się więcej o opcjach bazy danych.
