Raport pogrupowany można łatwo utworzyć za pomocą Kreatora raportów w programie Access 2016.
Raport pogrupowany (nazywany również raportem podsumowującym) to raport, w którym jedno lub więcej pól służy do grupowania innych pól. Może to być przydatne, jeśli jedno pole zawiera wiele powtarzających się wartości, ponieważ możesz wyświetlić wartość raz, a następnie wyświetlić wszystkie rekordy należące do tej grupy.
Poniżej użyjemy Kreatora raportów, aby utworzyć pogrupowany raport.
-
Uruchom kreator raportów
Kliknij Kreator raportów na Wstążce (z menu Utwórz zakładka).
-
Wybierz pola
Wybierz pola, które chcesz umieścić w raporcie. Możesz wybrać pola z więcej niż jednej tabeli lub zapytania.
Aby to zrobić, wybierz tabelę lub zapytanie za pomocą listy rozwijanej.
Następnie kliknij dwukrotnie pole w lewym okienku, aby przenieść je do prawego okienka. Powtórz to dla każdego pola, które ma pojawić się w raporcie. W raporcie pojawią się pola w prawym okienku.
Powtórz dla każdej odpowiedniej tabeli/zapytania.
Po zakończeniu kliknij Dalej> .
Możesz także wybrać pole, a następnie użyć
przycisk, aby przenieść go do innego okienka. Możesz użyć
> przycisk, aby przesunąć wszystkie pola w poprzek. -
Wybierz tabelę/pole grupowania
W lewym okienku wybierz tabelę lub zapytanie zawierające pole, według którego raport ma być pogrupowany.
Prawy panel pokaże podgląd na podstawie Twojego wyboru.
Kliknij Dalej> .
Podgląd grupuje raport tylko wtedy, gdy znajdzie odpowiednie pole do pogrupowania. W przeciwnym razie zostaną wyświetlone pola niezgrupowane.
Jeśli podgląd nie wyświetla tutaj żadnego grupowania, raport nie zostanie pogrupowany. W takim przypadku musisz wrócić i dodać odpowiednie pole do grupowania raportu.
Alternatywnie możesz później zmodyfikować raport i wybrać w tym czasie pole grupowania.
-
Dodaj dodatkowe grupowanie, jeśli jest to wymagane
Dostęp daje teraz możliwość określenia większej liczby poziomów grupowania, jeśli jest to wymagane.
W naszym przykładzie zostawimy to bez zmian (na jednym poziomie grupowania).
Kliknij Dalej> .
-
Określ porządek sortowania, jeśli jest to wymagane
Możesz określić pola, według których będą sortowane szczegóły raportu. To sortuje pola w każdej grupie (nie pola zgrupowane).
Po zakończeniu kliknij Dalej> .
-
Wybierz układ
Wybierz jeden z gotowych układów raportu.
Podgląd zostanie zaktualizowany po wybraniu elementu. Możesz wybrać każdy z nich, aby zobaczyć, jak wpływa na układ.
W razie potrzeby możesz również zmienić orientację na poziomą.
W naszym przykładzie zostawimy raport z krok po kroku układ i Portret orientacja.
Po zakończeniu kliknij Dalej> .
-
Nazwij raport
Wprowadź nazwę raportu.
Masz również możliwość podglądu raportu lub zmodyfikowania jego projektu po zakończeniu tworzenia go przez kreatora.
W naszym przykładzie zostawimy to w Podgląd raportu .
Kliknij Zakończ aby wygenerować raport.
-
Raport
Raport został utworzony. Jest pogrupowany tak, jak określiliśmy.
Ponowne formatowanie raportu
Może być konieczne lekkie przeformatowanie, aby raport wyglądał lepiej.
W naszym przykładzie będziemy musieli zwiększyć szerokość pola daty i być może nieco zmienić rozmieszczenie pól, a nawet usunąć obramowanie i dostosować kolory tła.
-
Usuń ramkę
Access uwielbia stawiać granice wokół pól. Jeśli nie chcesz obramowania, możesz je usunąć.
Wybierz pole lub pola, z których chcesz usunąć obramowanie.
Teraz kliknij Kontur kształtu z Formatu na Wstążce i wybierz Przezroczysty z menu kontekstowego.
-
Przejrzyj naprzemienne kolory
Pamiętaj, aby zwrócić uwagę na sposób renderowania alternatywnych kolorów (tj. tych, które program Access automatycznie stosuje do raportów).
Naprzemienne kolory w zgrupowanym raporcie mogą zmniejszyć przejrzystość zgrupowanego pola. Może się okazać, że zgrupowane pole ma ten sam kolor naprzemienny z poprzednim lub kolejnym polem. Skutkuje to zmniejszeniem tego „zgrupowanego” wyglądu i może zmylić czytelnika co do tego, które pola są faktycznie zgrupowane.
-
Usuń naprzemienne kolory
Aby usunąć naprzemienne kolory, wybierz sekcję Szczegóły raportu w widoku projektu.
Następnie kliknij Alternatywny kolor wiersza z Formatu na Wstążce i wybierz Brak koloru z menu kontekstowego.
Możesz zrobić to samo dla pola zgrupowanego. Aby wybrać zgrupowane pole, wybierz FieldName Nagłówek gdzie FieldName to nazwa pola zgrupowanego.
Możesz także użyć pogrubionego kroju w zgrupowanym polu, wybierając pole, a następnie klikając ikonę Pogrubienie na Wstążce.
-
Zakończony raport
Teraz przeglądanie raportu w podglądzie wydruku (lub innym widoku) spowoduje wyświetlenie raportu bez naprzemiennych kolorów.
W naszym przykładzie zgrupowane pole jest również renderowane pogrubioną czcionką (po pogrubieniu go za pomocą polecenia Pogrubienie na Wstążce).
