Kontynuując naszą serię porad — sztuczek i wskazówek dotyczących programu Microsoft Access, udostępniamy kilka dodatkowych elementów na ten miesiąc. Bieżące artykuły będą nadal koncentrować się na tabelach w bazie danych Access.
Używasz tabel jako list rozwijanych?
Tabele w bazie danych programu Access służą do przechowywania wszystkich informacji z bazy danych. Jest to podstawowy cel dla wszystkich danych w bazie danych. Ale jakie byłyby inne powody do przechowywania innych składników bazy danych?
W większości baz danych dostępne są listy rozwijane w formularzach. Na przykład tabela klientów będzie przechowywać pole, takie jak stan w Stanach Zjednoczonych. Innym przykładem może być konkretny produkt, który firma sprzedaje lub produkuje, lub innym przykładem może być stół do przechowywania pracowników itp. Istnieje opcja w formie zwanej listą wartości, ale aby lepiej zarządzać wyborami, osobna tabela powinny być używane do przechowywania określonych pozycji znajdujących się na liście.
Aby upewnić się, że każdy rekord ma właściwą wartość, tabela opcji powinno być głównym źródłem wartości. Nie chciałbyś, aby użytkownik końcowy „wymyślał” wartości w locie, ponieważ może to prowadzić do wprowadzania niespójnych wartości z dowolnego powodu.
Tabela pracowników, jak wskazano poniżej, może mieć następującą konstrukcję.
Jak już wspomniano, sensowne jest ustawienie statusu każdego pracownika na „Aktywny”, ponieważ są to pracownicy, którzy zostaną uwzględnieni na liście rozwijanej. Jeśli ich nie usuniesz, będą one nadal dostępne do wykorzystania w przyszłości.
Wskazówka – Pomocne może być nazwanie właściwej tabeli listy rozwijanej. Na przykład nazwanie wszystkich tabel dla list rozwijanych zaczynających się od „TblDrp……” spowoduje przechowanie ich wszystkich razem w oknie bazy danych, jak pokazano na poniższym rysunku:
Weryfikacja danych podczas wprowadzania danych do bazy danych na poziomie tabeli
Wraz z rozwijanymi tabelami wymuszającymi dokładne dane w tabelach, inną metodą w samej tabeli jest ustawienie reguły walidacji. Odbywa się to w projekcie tabeli wewnątrz samych właściwości pola.
Na przykład, aby upewnić się, że wprowadzono dokładną datę wysyłki w przyszłości, możesz użyć reguły weryfikacji, aby to kontrolować, wykonując następujące czynności.
Reguła walidacji:[Data Wysyłki]>=Data()
Tekst walidacji:Data wysyłki musi być datą bieżącą lub datą przyszłą.
Zobacz rysunek poniżej
Gdy reguła walidacji jest „złamana”, pojawia się następujący komunikat. Zobacz poniższy rysunek.
To tylko kilka wskazówek dotyczących oszczędzania czasu podczas korzystania z tabel programu Access. Jeśli nie wiesz, jak rozpocząć korzystanie z programu Microsoft Access, skontaktuj się z Arkware już dziś, aby uzyskać informacje na temat potrzeb związanych z bazą danych.
