Jak rozwiązywać 10 powszechnych problemów z dostępem 2019

To po prostu nie jest normalne — normalizacja pustych tabel Access

Jeśli masz problemy z normalizacją pustych tabel, wypełnij każdą tabelę od pięciu do dziesięciu rekordów. Przeglądanie tabel z danymi zwykle ułatwia wykrycie problemów z normalizacją.

1. Sprawdź każdą tabelę zgodnie z jej obecną strukturą. Czy niepotrzebnie powtarzasz jakieś informacje (jak widziałeś wcześniej z adresem i nazwą klienta)?
2. Jeśli masz zduplikowane informacje, ustal, dlaczego je powtarzasz (na przykład wiele numerów telefonów dla jednego klienta).
3. Podziel jeden stół na dwa, aby wyeliminować nadmiarowość.
4. Powtarzaj kroki od 1 do 3 dla każdej tabeli, aż cała nadmiarowość zostanie wyeliminowana.

Może się okazać, że podzielenie jednej tabeli na dwie nadal nie eliminuje całej nadmiarowości w tabeli. W takim przypadku kontynuuj dzielenie tabel, aż zniknie cała nadmiarowość.

Wpisujesz 73.725, ale Access zmienia je na 74

1. Otwórz tabelę w widoku Projekt, a następnie kliknij pole, które nie współpracuje.
2. Na karcie Ogólne w obszarze Właściwości u dołu ekranu kliknij pole Rozmiar pola.
3. Kliknij strzałkę w dół na końcu pola, a następnie z menu, które się pojawi, wybierz Pojedynczy, Podwójny lub Dziesiętny.
4. Zapisz tabelę, a problem z automatycznym zaokrąglaniem się skończy.

Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat różnicy między rozmiarami pól Pojedynczy, Podwójny i Dziesiętny, naciśnij klawisz F1 w polu właściwości Rozmiar pola. Ekran pomocy zawiera szczegółowy opis każdego rozmiaru pola, liczby, które będzie on przechowywał, oraz ilości miejsca zarezerwowanego dla tego rozmiaru. Dostęp do systemu pomocy wymaga połączenia z Internetem.

Słowa, które się zmieniają — problemy z autokorektą dostępu

Masz dwie możliwości rozwiązania tego problemu.

• Cofnij efekty Autokorekty w momencie ich wystąpienia. Naciśnij klawisze Ctrl+Z zaraz po tym, jak Autokorekta spartaczyła wprowadzanie danych. Program Access przywraca dane w sposób, w jaki zostały wpisane. Niestety, aby to zadziałało, musisz zauważyć, że program Access zmienił to, co wprowadziłeś.
• Całkowicie wyłącz autokorektę. Aby wyłączyć Autokorektę, wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij kartę Plik w lewym górnym rogu ekranu Dostęp.

2. Kliknij przycisk Opcje w menu po lewej stronie ekranu.

Pojawi się okno dialogowe Opcje dostępu.

3. Kliknij Sprawdzanie na liście po lewej stronie.

Pojawią się Twoje opcje sprawdzania.

4. Kliknij przycisk Opcje autokorekty.

Pojawi się okno dialogowe Autokorekta.

5. Usuń zaznaczenie niektórych lub wszystkich pól wyboru w oknie dialogowym Autokorekty.

Możesz wyłączyć niektóre lub wszystkie funkcje Autokorekty, w zależności od tego, co obecnie robi Autokorekta, aby Cię zirytować. Usuń zaznaczenie opcji Zamień tekst podczas pisania, jeśli nie chcesz już, aby program Access „naprawiał” Twoje „błędy pisowni”.

6. Kliknij OK dwa razy, aby zapisać zmiany.

Teraz możesz poprawnie wpisać problematyczny tekst, bez ingerencji Autokorekty i pozostawić go tak, jak go wpisałeś.

Było, a teraz zniknęło — przypadkowe usunięcie danych w programie Access

• Przypadkowe usunięcie: Istnieje kilka sposobów na przypadkowe usunięcie rekordu. Zwykle wciskany jest skrót klawiaturowy do usuwania, taki jak Ctrl+– (usuń rekord) lub Ctrl+X (wytnij).

Polecenie Cofnij (Ctrl+Z) nie odwróci usunięcia rekordu.

• Błąd danych: Rekord może pojawić się usuwane, jeśli ktoś nieumyślnie zmieni szczególnie istotną informację. Załóżmy na przykład, że dany rekord zawiera datę zamówienia 15.12.19, a ktoś nieumyślnie zmienia datę na 15.12.09. Data zamówienia nie jest zgodna z oczekiwaniami, więc rekord może wyglądać na usunięty.
• Jeśli błąd danych sprawia, że ​​rekord wydaje się usunięty, istnieje kilka możliwych poprawek, jak opisano w poniższych sekcjach.

Cofnij

Nie panikować. Zanim zrobisz cokolwiek innego, naciśnij Ctrl+Z. To jest polecenie Cofnij. Jeśli płyta wróci, masz szczęście. Cofnij cofa błędy wprowadzania danych, które mogą spowodować, że rekord będzie wyglądał na usunięty. Będzie to jednak działać tylko wtedy, gdy cofniesz natychmiast po wystąpieniu błędu wprowadzania danych.

Wyszukaj brakujący rekord

• Jeśli zwykle wyszukujesz zamówienia według daty, wyszukaj według klienta. Sprawdź, czy dla tego klienta istnieje zamówienie podobne do brakującego i ma nietypową datę (powiedzmy ten sam miesiąc i dzień co brakujące zamówienie, ale z niewłaściwym rokiem).
• Spróbuj przejrzeć wszystkie zamówienia w danym dniu, aby sprawdzić, czy klient w każdym zamówieniu wydaje się mieć rację. Możliwe, że klient został przypadkowo zmieniony w brakującym zamówieniu.

Odzyskiwanie kopii zapasowej

To rozwiązanie działa tylko wtedy, gdy wykonałeś kopię zapasową bazy danych od momentu dodania rekordu. Jeśli tworzysz kopię zapasową w nocy, a rekord został wprowadzony w tym samym dniu, w którym zaginął, ten rekord nie zostanie umieszczony w kopii zapasowej.

Uruchamiasz zapytanie programu Access, ale wyniki są nieoczekiwane

• Sprawdź kryteria dokładności. Wystarczy jedno nietrafione naciśnięcie klawisza, aby Twoje zapytanie zamieniło się w niewypał. Sprawdź kryteria błędów pisowni lub składni — a następnie uruchom zapytanie ponownie.
• Wypróbuj właściwość Unikalne wartości. Czy kiedykolwiek widziałeś dwie kopie każdego rekordu w wynikach zapytania, kiedy oczekiwałeś tylko jednego? Szybkim rozwiązaniem często jest użycie właściwości Unique Values. Ta właściwość informuje program Access, aby przestał już podwajać — i, jeśli wyniki zapytania zawierają grupę dokładnych duplikatów, zwrócił tylko jeden wiersz z grupy. Oto jak korzystać z tej właściwości:

1. Otwórz zapytanie powodujące problem w widoku Projekt.

Pojawi się karta Projekt na Wstążce.

2. Kliknij przycisk Arkusz właściwości w grupie Pokaż/Ukryj wstążkę na karcie.

Okno arkusza właściwości otworzy się po prawej stronie siatki zapytań.

3. Kliknij szary obszar między listami pól w górnej połowie siatki zapytań.

Arkusz właściwości powinien teraz wyświetlać właściwości zapytania. (Spójrz pod pasek tytułu arkusza właściwości, aby to potwierdzić).

4. Kliknij wiersz Unikalne wartości w arkuszu właściwości.

Strzałka listy rozwijanej pojawia się na końcu wiersza Unikalne wartości.

5. Wybierz Tak z listy rozwijanej i uruchom zapytanie.

Podwojenie powinno zniknąć.

• Popraw logikę wyboru. Żonglowanie wieloma połączeniami AND i OR w zapytaniu może szybko zepsuć nawet najbardziej wytrzymałym projektantom baz danych.
• Napraw relacje między tabelami. Jeśli wyniki zapytania pokazują drogę zbyt wiele rekordów, a zapytanie używa co najmniej dwóch tabel, prawdopodobną przyczyną są niewłaściwe relacje (nazywane również złączeniami).
• Sprawdź typy relacji między tabelami. Jeśli zapytanie obejmuje co najmniej dwie tabele i otrzymujesz mniej rekordów niż oczekiwano, prawdopodobną przyczyną są nieprawidłowe relacje między tabelami. Na przykład, jeśli masz bazę danych wprowadzania zamówień i uruchamiasz zapytanie zawierające listę wszystkich klientów i ich zamówień, domyślnie zobaczysz tylko tych klientów, którzy złożyli zamówienie. Aby zobaczyć wszystkich klientów, niezależnie od tego, czy złożyli zamówienia, czy nie, wykonaj następujące czynności:

1. W widoku Projekt kliknij prawym przyciskiem myszy połączenie (linię łączącą dwie tabele) i z menu, które się pojawi, wybierz polecenie Właściwości połączenia.

2. Sprawdź typy oferowanych złączeń i wybierz takie, które mówi coś w stylu „Uwzględnij WSZYSTKIE rekordy od 'Klienci' i tylko te rekordy z 'Zamówienia', gdzie połączone pola są równe”.

Rzeczywisty tekst, który widzisz, różni się w zależności od nazw Twoich tabel. W przypadku miłośników zapytań nazywa się to złączeniem zewnętrznym. Bardzo fajnie.

3. Kliknij OK i uruchom zapytanie.

Powinieneś teraz mieć wszystkie rekordy z tabeli Klienci, niezależnie od tego, czy istnieją odpowiednie rekordy w tabeli Zamówienia.

Jeśli zapytanie obejmuje kilka kryteriów, niektóre pola obliczeniowe i liczne relacje, spróbuj podzielić zadanie na kilka mniejszych kroków zamiast próbować rozwiązać problem za jednym razem. Podejście krok po kroku pozwala skupić się na każdym elemencie, pojedynczo, upewniając się, że każdy działa idealnie, zanim przejdziesz do następnego.

Jeśli Twoje zapytanie nadal nie działa bez względu na to, co robisz, poproś kogoś innego, aby rzucił okiem. Często godzinami pracowałem nad trudnym pytaniem, pokazałem go komuś innemu i usłyszałem te magiczne słowa:„To proste. Po prostu to zrób. I problem został rozwiązany. Przyjrzenie się problemowi świeżym okiem często szybko rozwiązuje problem.

Przerażające okno dialogowe parametru w programie Access

Jeśli zapytanie działa bez parametru, problem dotyczy raportu. Otwórz więc raport w widoku projektu i sprawdź każdą kontrolkę w raporcie, która jest powiązana z polem. Jeśli program Access nie może znaleźć jednego z pól, które ma wyświetlić kontrolka, umieści zielony trójkąt w lewym górnym rogu kontrolki. Sprawdź każdy z nich pod kątem zielonego trójkąta. Jeśli znajdziesz zielony trójkąt, sprawdź pisownię pola, do którego odwołuje się kontrolka. Na przykład, jeśli kontrolka ma wyświetlać nazwisko (bez spacji), a odwołanie w kontrolce mówi nazwisko (spacja), usuń spację, aby formant w raporcie odpowiadał nazwie pola z zapytania. Sprawdź również zapytanie źródłowe raportu, aby potwierdzić, że w zapytaniu wybrano pole problemu.

Najwolniejsza baza danych Access w mieście

Rozwiązanie tego problemu polega na podzieleniu pliku bazy danych Access na dwa oddzielne pliki:

• Przód: Zawiera wszystkie obiekty bazy danych z wyjątkiem stoły

Front znajduje się na stacji roboczej użytkownika.

• Zaplecze: Zawiera tylko tabele

Zaplecze znajduje się na serwerze współdzielonym.

Front jest połączony z tabelami z tyłu.

Wszystko, co naprawdę udostępniasz, to dane — więc dane to wszystko, co powinno znaleźć się na dysku współdzielonym. Konfigurując wszystko w ten sposób, jedyną informacją, która musi podróżować przez sieć, są dane żądane przez użytkownika. Taka konfiguracja znacznie przyspiesza działanie bazy danych i umożliwia wielu użytkownikom jednoczesne wprowadzanie i edycję danych.

1. Utwórz kopię zapasową bazy danych, którą chcesz podzielić. Jeśli coś pójdzie nie tak (mało prawdopodobne, ale hej, nigdy nie możesz być zbyt bezpieczny, jeśli chodzi o dane!), możesz spróbować ponownie z kopią zapasową.
2. W razie potrzeby przenieś bazę danych, którą chcesz podzielić, do folderu na dysku współdzielonym. Ten krok pozwala rozdzielaczowi bazy danych na prawidłowe skonfigurowanie linków do tabel.
3. Otwórz plik bazy danych, który chcesz podzielić z udostępnionego folderu. Upewnij się, że masz kopię zapasową tej bazy danych, zanim przejdziesz dalej. Upewnij się również, że wszystkie obiekty bazy danych są zamknięte.
4. Kliknij kartę Narzędzia bazy danych na Wstążce. Grupa Przenieś dane pojawi się na Wstążce. Zawiera przycisk o nazwie Access Database.
5. Kliknij przycisk Dostęp do bazy danych. Pojawi się okno dialogowe Kreatora dzielenia bazy danych.
6. Kliknij przycisk Podziel bazę danych i pozwól kreatorowi zrobić swoje. Zostaniesz poproszony o podanie nazwy pliku wewnętrznej bazy danych. Wpisz imię, usiądź wygodnie i obserwuj, jak zabawa rozwija się na twoich oczach.
7. Skopiuj plik frontonu (oryginalny plik, który podzieliłeś) na stację roboczą każdego użytkownika. Niech użytkownicy otworzą plik ze swoich stacji roboczych — i zobacz, jak zachwycają się zwiększoną szybkością bazy danych! Jesteś bohaterem. Tak!

Nie masz dysku współdzielonego lub chcesz się pozbyć swojego udziału? Nadal możesz mieć wielu użytkowników w swojej bazie danych jednocześnie, umieszczając swoje dane w chmurze.

Twój plik bazy danych Access jest tak duży jak dom

Dlaczego miałbyś się przejmować wzrostem rozmiaru pliku? Oto dwa powody:

• Mniejszy plik bazy danych działa szybciej. Wydajność jest kluczowym elementem dla zadowolonych użytkowników baz danych. Chcesz, aby Twoje formularze ładowały się szybko, a zapytania i raporty działały tak szybko, jak to możliwe.
• Regularnie kompaktowana baza danych jest bardziej stabilna. Jeśli baza danych jest często używana, regularne kompaktowanie pomaga zapobiegać uszkodzeniom plików i tabel.

1. Otwórz nadętą bazę danych i kliknij kartę Narzędzia bazy danych na Wstążce. Grupa Narzędzia pojawi się po lewej stronie Wstążki.
2. Kliknij przycisk Kompaktuj i napraw bazę danych w grupie Narzędzia. Na pasku stanu (w prawym dolnym rogu ekranu) wyświetlany jest pasek postępu, który informuje o postępie procesu kompaktowania. Gdy pasek postępu zniknie, kompaktowanie jest zakończone — i pozostanie znacznie przycięty (szybszy i stabilniejszy) plik bazy danych. Jeśli podzieliłeś bazę danych, nie zapomnij skompaktować zarówno plików frontonu, jak i back-endu.

Chcesz, aby plik bazy danych był kompaktowany za każdym razem, gdy go zamykasz? Wykonaj następujące kroki:

1. Kliknij kartę Plik na Wstążce.
2. Kliknij przycisk Opcje dostępu na pasku menu po lewej stronie ekranu. Pojawi się okno dialogowe Opcje dostępu.
3. Kliknij Bieżąca baza danych z listy po lewej stronie. Pojawią się opcje dla bieżącej bazy danych.
4. Zaznacz pole wyboru Kompaktuj przy zamknięciu.
5. Kliknij OK, aby zapisać zmiany.
6. Kliknij OK w wyświetlonym oknie wiadomości.
7. Zamknij bazę danych i zwróć uwagę na prawy dolny pasek stanu. Baza danych jest kompaktowana przed zamknięciem!

Kompaktowanie przy zamknięciu jest używane najlepiej tylko w pliku frontonu. Kompaktowanie zaplecza przy zamknięciu może spowodować uszkodzenie pliku zaplecza, jeśli inny użytkownik będzie w nim znajdował się po zamknięciu. Nie włączaj Kompaktuj na Zamknij w pliku zaplecza.

Potrafisz bałagan podczas importowania arkusza kalkulacyjnego i do Access

• Sprawdź dokładnie informacje pochodzące z dowolnego programu do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, aby mieć pewność, że są spójne i ukończyć. Przede wszystkim upewnij się, że wszystkie wpisy w każdej kolumnie (polu) są tego samego typu danych (wszystkie liczby, cały tekst lub cokolwiek).
• Usuń wszelkie tytuły i puste wiersze z górnej części arkusza kalkulacyjnego. Idealny arkusz kalkulacyjny do importu będzie miał nazwy pól (nagłówki kolumn) w wierszu 1 i dane zaczynające się w wierszu 2.
• Upewnij się, że nagłówki kolumn w arkuszu kalkulacyjnym są krótkie i niepowtarzalne, aby program Access mógł je łatwo przetłumaczyć na nazwy pól podczas importowania.

Przepraszamy; twój plik bazy danych Access jest uszkodzony

Nie bój się. Istnieje proste rozwiązanie problemu uszkodzonej bazy danych. Oto kroki:

1. Przejdź do folderu zawierającego plik zaplecza.
2. Kliknij dwukrotnie plik, aby go otworzyć. Program Access uruchomi się i spróbuje naprawić plik. Powinieneś zobaczyć pasek postępu naprawy w prawej części paska stanu. Jeśli wszystko pójdzie dobrze, plik się otworzy.
3. Zamknij plik danych zaplecza.
4. Otwórz ponownie plik frontonu i wszystko powinno działać normalnie.

Jeśli po wykonaniu powyższych wskazówek uszkodzony plik nadal się nie otwiera, masz poważny problem, którego wyczyszczenie może wymagać trochę wysiłku. Następnym krokiem jest skorzystanie z kopii zapasowej bazy danych. Sprawdź, jakich danych brakuje między kopią zapasową a przypomnieniem uszkodzonego pliku. Tak, konieczne będzie ponowne wprowadzenie brakujących danych. Przepraszamy!