10 wskazówek Microsoft Access dotyczących tworzenia wybranych zapytań

Sprawdź te przydatne wskazówki dotyczące tworzenia zapytania wybierającego w programie Microsoft Access

Dotyczy:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 i 365 (Windows)

Możesz utworzyć zapytanie wybierające w programie Microsoft Access, aby pobrać dane na podstawie kryteriów. Kwerenda wybierająca w programie Microsoft Access jest najczęstszym typem zapytania. Istnieje wiele sposobów wydajnej pracy z zapytaniami wybierającymi, aby uzyskać pożądane wyniki i zaoszczędzić trochę czasu. Możesz również skorzystać z wielu z tych wskazówek w innych typach zapytań.

1. Tworzenie zapytania wybierającego w widoku projektu

Aby utworzyć zapytanie wybierające i przejść do widoku projektu (unikając kreatora):

1. Kliknij zakładkę Utwórz na Wstążce.
2. W grupie Zapytania kliknij Projekt zapytania. Pojawi się okno dialogowe.
3. Kliknij dwukrotnie żądane tabele lub zapytania (kliknij kartę Zapytania w oknie dialogowym, aby wybrać zapytania).
4. Kliknij Zamknij. Lista pól dla każdej tabeli lub zapytania pojawi się w górnym panelu w widoku projektu.
5. Jeśli chcesz dodać kolejną tabelę lub zapytanie do górnego okienka, kliknij przycisk Pokaż tabelę na karcie Projektowanie w Narzędziach zapytań na Wstążce, kliknij dwukrotnie żądaną tabelę lub zapytanie (najpierw kliknij kartę Zapytania) i kliknij Zamknij.

2. Przechodzenie między widokiem projektu a widokiem arkusza danych

Możesz uruchomić zapytanie wybierające, klikając przycisk Uruchom na karcie Projektowanie narzędzi zapytań na Wstążce lub po prostu przechodząc do widoku arkusza danych.

Aby szybko przechodzić między widokiem projektu a widokiem arkusza danych:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę zapytania (lub pasek tytułu) bieżącego zapytania i wybierz żądany widok lub
• Kliknij przycisk Widok na karcie Strona główna lub kartę Projektowanie w Narzędziach zapytań na Wstążce i wybierz żądany widok.

3. Dodawanie pól do siatki w widoku projektu

W widoku projektu dolne okienko nazywa się siatką QBE (zapytanie według projektu). W tej siatce wyświetl pola, o które chcesz zapytać. Górny panel w widoku projektu wyświetla źródła danych – listy pól tabel lub zapytań.

Aby dodać pole do siatki QBE:

• Kliknij dwukrotnie pole na liście pól w górnym panelu w widoku projektu, aby dodać je do następnej dostępnej kolumny w siatce.
• Przeciągnij pole z listy pól, przytrzymując lewy przycisk myszy, a następnie przeciągając w dół do kolumny, aby dodać ją do siatki.
• Kliknij wiersz pola w kolumnie w siatce QBE iz rozwijanego menu wybierz żądane pole. Jeśli istnieje więcej niż jedna tabela i ta sama nazwa pola występuje w obu, musisz również określić tabelę źródłową w wierszu Tabela lub program Access domyślnie wybierze pierwszą tabelę (od lewej do prawej w górnym okienku), która zawiera to pole.

4. Dodawanie wielu pól do siatki w widoku projektu

Możesz dodać wiele pól do siatki QBE.

Aby wybrać wiele pól, które są ciągłe (sąsiadujące):

1. W górnym panelu kliknij pole na liście pól, a następnie przytrzymaj klawisz Shift i kliknij ostatnie pole, które chcesz uwzględnić poniżej.
2. Wskaż jedno z wybranych pól, przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij w dół do kolumny w siatce QBE.

Aby wybrać wiele pól, które nie są sąsiadujące (nie sąsiadujące):

1. W górnym panelu kliknij pole na liście pól, a następnie kliknij z wciśniętym klawiszem Control kolejne pola poniżej.
2. Wskaż jedno z wybranych pól, przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij w dół do kolumny w siatce QBE.

5. Dodawanie wszystkich pól do siatki w widoku projektu

Możesz dodać wszystkie pola do siatki. Pamiętaj jednak, że może to spowolnić zapytanie w zależności od liczby pól i ilości danych.

Aby wybrać wszystkie pola w tabeli źródłowej lub liście pól zapytania:

1. W górnym panelu kliknij dwukrotnie pasek tytułu listy pól, aby zaznaczyć wszystkie pola.
2. Wskaż jedno z wybranych pól, przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij w dół do kolumny w siatce QBE.

Możesz użyć gwiazdki (*), która pojawia się na górze listy pól w górnym panelu i przeciągnąć ją do siatki QBE, aby przedstawić wszystkie pola. Jednak ta metoda ma ograniczenia. Na przykład nie można dołączyć funkcji agregującej ani uruchomić zapytania podsumowującego przy użyciu znaku gwiazdki.

6. Korzystanie z logiki AND i OR

W siatce QBE, w wierszach kryteriów:

• Wprowadź kryteria w tym samym wierszu kryteriów co scenariusz AND.
• Wprowadź kryteria w różnych wierszach kryteriów jako scenariusz LUB.

7. Zmiana układu kolumn

Możesz zmienić kolejność kolumn w widoku projektu w zapytaniu. Jest to przydatne na wiele sposobów, w tym grupowanie i sortowanie. Jeśli określisz porządek sortowania dla więcej niż jednego pola, program Access posortuje od lewej do prawej.

Aby zmienić kolejność kolumn w widoku projektu:

1. Kliknij cienki pasek u góry kolumny, którą chcesz przenieść, aby zaznaczyć całą kolumnę.
2. Wskaż ten sam obszar na wybranej kolumnie, przytrzymaj lewy przycisk myszy i przeciągnij kolumnę do nowej pozycji.

8. Ustawianie właściwości

Możesz wyświetlać właściwości w widoku projektu na kilka sposobów:

• Kliknij dwukrotnie górny panel w pustym obszarze.
• Naciśnij F4.
• Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym okienku w widoku projektu i wybierz Właściwości z menu rozwijanego.
• Kliknij przycisk Właściwości na karcie Narzędzia do projektowania zapytań na Wstążce.

Aby ustawić właściwości zapytania:

1. Kliknij górny panel w pustym obszarze.
2. Wybierz żądane właściwości w panelu Właściwości.

Poniżej znajdują się właściwości zapytania:

Aby ustawić właściwości pola:

1. Kliknij kolumnę w siatce QBE.
2. Wybierz żądane właściwości w panelu Właściwości.

Poniżej znajdują się właściwości pola:

9. Dodanie przycisku, aby łatwo wyczyścić siatkę

Możesz dodać przycisk Wyczyść siatkę do paska narzędzi szybkiego dostępu, aby ułatwić wyczyszczenie całej siatki w widoku projektu zapytania.

Najpierw wyświetl pasek narzędzi szybkiego dostępu pod wstążką (dzięki temu łatwo jest zobaczyć i można dodać więcej przycisków):

1. Kliknij strzałkę po prawej stronie paska narzędzi szybkiego dostępu (który domyślnie znajduje się nad wstążką) i wybierz Pokaż pod wstążką.

Aby dodać przycisk Wyczyść siatkę do paska narzędzi szybkiego dostępu:

1. Kliknij strzałkę po prawej stronie paska narzędzi szybkiego dostępu i wybierz Więcej poleceń.
2. W menu u góry wybierz Wszystkie polecenia.
3. Na liście poleceń wybierz Wyczyść siatkę.
4. Kliknij Dodaj.
5. Kliknij OK.

Od tego momentu w zapytaniu będzie można wybrać przycisk Wyczyść siatkę (X) na pasku narzędzi szybkiego dostępu w widoku projektu.

Poniżej znajduje się pasek narzędzi szybkiego dostępu z przyciskiem Wyczyść siatkę (X):

10. Wyświetlanie sum w widoku arkusza danych

Możesz teraz wyświetlać sumy automatycznie w widoku arkusza danych:

1. Przejdź do widoku arkusza danych.
2. Kliknij przycisk Sumy na karcie Strona główna na Wstążce. Do arkusza danych zostanie dodany wiersz Suma.
3. Kliknij kolumnę, którą chcesz podsumować w wierszu Suma i wybierz funkcję z listy rozwijanej. Access oblicza sumę automatycznie.

Istnieje wiele innych wskazówek i wskazówek dotyczących pracy z wybranymi zapytaniami, ale to świetny zestaw na początek.