Charakterystyka raportu

Specjalne okna do wyboru danych i filtrowania rekordów

Filtrowanie według wartości

W typowej tabeli każda kolumna ma jedną lub więcej wartości. Jak wspomniano we wstępie do sortowania, kolumna może mieć te same wartości, które pojawiają się w kółko, podczas gdy inna kolumna może mieć inną wartość dla każdego rekordu. Aby ułatwić wybór wartości, która powtarza się w polu, program Microsoft Access udostępnia wygodne okno z listą wartości, z których każda jest unikatowa. Aby wyświetlić tę listę:

• Kliknij nagłówek kolumny lub dowolną komórkę pod kolumną dla tabeli lub zapytania albo kliknij kontrolkę lub towarzyszącą jej etykietę w formularzu. Następnie w sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij przycisk Filtruj
• W tabeli lub zapytaniu kliknij przycisk wskazujący w dół po prawej stronie nagłówka kolumny

W obu przypadkach wyświetli się okno zawierające wartości kolumny, na której została wykonana akcja. Każda wartość ma pole wyboru:

W wyświetlonym oknie, oprócz wartości kolumny, znajdują się pozycje (Zaznacz wszystko) i (Puste) (wartości kolumn w zaznaczonej liście są ułożone w kolejności alfabetycznej; Zaznacz wszystko i Puste są w nawiasy, ponieważ nie są uwzględniane w układzie alfabetycznym). Aby zamknąć okno, naciśnij Esc lub kliknij Anuluj.

Gdy pojawi się okno, aby wybrać tylko jedną wartość, której rekord(y) muszą być wyświetlone, usuń zaznaczenie pola wyboru (Zaznacz wszystko):

Następnie kliknij pole wyboru przy jednym elemencie, który chcesz. Oto przykład:

Następnie kliknij OK. Spowoduje to wyświetlenie tylko rekordów, które mają taką samą wartość, która ma pole wyboru:

W ten sam sposób możesz wyświetlić tylko puste pola, wybierając opcję (Puste).

Widzieliśmy, że aby usunąć filtr, można kliknąć przycisk Przełącz filtr na Wstążce. Alternatywą jest kliknięcie przycisku Filtrowane w dolnej części tabeli, zapytania lub formularza. Alternatywnie, wyświetl okno ponownie, kliknij opcję (Zaznacz wszystko) i kliknij OK.

Praktyczna nauka:filtrowanie pod kątem wartości

1. Uruchom Microsoft Access i otwórz bazę danych Altair Realtors2 z poprzedniej lekcji
2. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie formularz Właściwości, aby go otworzyć
3. W formularzu kliknij Warunek
4. W razie potrzeby na Wstążce kliknij Strona główna.
   W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Filtruj
5. Na wyświetlonej liście kliknij (Zaznacz wszystko), aby wyczyścić wszystkie pola wyboru
6. Kliknij pole wyboru Doskonała

   

7. Kliknij OK
8. Przejdź do różnych właściwości i zauważ, że tylko te w doskonałym stanie wyświetlają się

   

   

9. Na wstążce kliknij opcję Przełącz filtr

Filtrowanie według formularza

Oprócz technik i okien, których używaliśmy do tej pory do analizy danych, Microsoft Access udostępnia inną funkcję, zwaną filtrowaniem według formularzy. Aby go uruchomić, otwórz tabelę lub zapytanie w widoku arkusza danych lub formularz w widoku formularza lub w widoku układu. Na Wstążce kliknij Strona główna. W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza . Tabela, zapytanie lub formularz stałyby się puste, a wszystkie rekordy zostałyby ukryte:

Aby wybrać wartość, kliknij komórkę pod nagłówkiem kolumny. Pojawiłoby się pole kombi. Kliknij strzałkę tego pola kombi, aby wyświetlić jego wartości:

Pole kombi zawiera każdą odrębną wartość kolumny. Jeśli niektóre rekordy są puste, na liście będzie pierwsze puste puste pole. Aby filtrować rekordy, wybierz puste lub żądaną wartość z listy. Alternatywnie pole kombi to edytowalne pole tekstowe. Oznacza to, że zamiast wybierać wartość z listy, możesz wpisać wyrażenie logiczne.

Po dokonaniu wyboru lub wpisaniu wyrażenia, aby zastosować filtr:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy nagłówek kolumny w tabeli lub zapytaniu albo kontrolkę (lub towarzyszącą jej etykietę) w formularzu i kliknij Zastosuj filtr/sortuj
• W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij przycisk Przełącz filtr
• W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zastosuj filtr/Sortuj

To działanie spowodowałoby wyświetlenie wyników w tabeli, zapytaniu lub formularzu.

Po przefiltrowaniu wartość (kryterium) jest przechowywana w pamięci i możesz filtrować ponownie tyle razy, ile chcesz. W przeciwnym razie możesz usunąć filtr. Aby to zrobić:

• Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę kolumny, w której przeprowadzono filtrowanie w tabeli lub zapytaniu, albo kliknij prawym przyciskiem myszy kontrolkę (lub towarzyszącą jej etykietę) w formularzu, a następnie kliknij opcję Wyczyść filtr z... (jest to po którym następuje nazwa pola lub kontrolki)
• W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij przycisk Przełącz filtr
• Kliknij dowolną komórkę w tabeli lub zapytaniu albo kliknij dowolną kontrolkę w formularzu. W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Wyczyść wszystkie filtry

Uczenie praktyczne:filtrowanie według formularza

1. W razie potrzeby na Wstążce kliknij Strona główna.
   Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu formularza i kliknij Wyczyść siatkę
3. Kliknij Historie, a następnie kliknij strzałkę pojawiającego się pola kombi i wybierz 3

   

   

4. Kliknij prawym przyciskiem myszy wolny obszar formularza i kliknij Zastosuj filtr/sortuj

   

5. Przejdź do różnych rekordów. Zauważ, że wyświetlane są tylko te właściwości, które mają 3 poziomy

   

   

6. Zamknij formularz
7. Otwórz bazę danych StatesStatistics3 z poprzedniej lekcji
8. Na wstążce kliknij Utwórz i kliknij Projekt zapytania
9. W Pokaż tabelę kliknij Stany, kliknij Dodaj i kliknij Zamknij
10. Na górnej liście kliknij dwukrotnie StateName, AreaSqrMiles, AdmissionUnionDate, Capital i Region
11. Podgląd wyników w widoku arkusza danych
12. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
13. Kliknij komórkę pod regionem
14. Kliknij strzałkę pola kombi i wybierz Nowa Anglia
15. Aby wykonać, na Wstążce kliknij przycisk Przełącz filtr
16. Na karcie Strona główna wstążki zmień następujące cechy:
    Zmień następujące cechy:
    Nazwa czcionki:Bookman Old Style (jeśli nie masz tej czcionki, wybierz Times New Roman)
    Kolor czcionki:złoty, akcent 4, jaśniejszy 80% (kolory motywu:ósma kolumna, drugi rząd)
    Kolor tła:niebieski, akcent 1, ciemniejszy 50% (kolory motywu:piąta kolumna, szósty wiersz)
    Alternatywny kolor wiersza:niebieski, akcent 1 (kolory motywu:piąta kolumna, pierwszy wiersz)

    

17. Aby zmienić filtr, na Wstążce kliknij przycisk Przełącz filtr
18. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
19. Kliknij komórkę pod regionem, naciśnij Home i wpisz <> (aby uzyskać <>"Nowa Anglia" )
20. Aby wykonać, kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu okna i kliknij Zastosuj filtr/sortuj

    

21. Aby usunąć filtr, kliknij przycisk po prawej stronie regionu w oknie i kliknij Wyczyść filtr z regionu

    

22. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
23. Usuń <>„Nowa Anglia”
24. Kliknij komórkę poniżej Obszar w milach kwadratowych i wpisz <=20000 i naciśnij Enter
25. Aby zastosować, na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zastosuj filtr/sortuj

    

26. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
27. Usuń wyrażenie <=20000
28. Kliknij komórkę poniżej Data przyjęcia do Unii i wpisz POMIĘDZY #1/1/1880# I #12/31/1920# i naciśnij Enter
29. Zastosuj filtr, korzystając z jednej z technik, których już używaliśmy

    

30. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Filtruj według formularza
31. Usuń wyrażenie w oknie
32. Kliknij komórkę pod regionem i wpisz IN("góra", "pacyf", "nowa anglia") i naciśnij Enter
33. Zastosuj filtr

    

34. Zamknij zapytanie bez zapisywania go

Okno filtrowania obiektów

Aby pomóc w ustawieniu warunku analizy danych, program Microsoft Access udostępnia okno przypominające widok projektu zapytania. Okno pozwala wybrać jedno lub więcej pól i ustawić na nim (niektóre) warunki. Nazwa tego okna jest kombinacją nazwy obiektu, z którego je otworzyłeś, słowa Filtr i kolejnej liczby (1, 2, 3 itd.).

Aby otworzyć okno Filtr obiektów, wyświetl tabelę, kwerendę lub formularz w widoku arkusza danych, formularz w widoku formularza lub w widoku układu albo raport w widoku raportu lub w widoku układu. Na Wstążce kliknij Strona główna. W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zaawansowany filtr/sortowanie... Zostanie wyświetlone okno takie jak widok projektu zapytania.

Aby użyć filtru obiektów, wybierz (tylko) kolumny, do których chcesz zastosować warunek. Po wybraniu kolumny, w dolnej części okna, w polu Kryteria odpowiadającym kolumnie, wpisz wyrażenie logiczne. Po wybraniu kolumny i ustawieniu warunku, aby go zastosować:

• Kliknij okno prawym przyciskiem myszy i kliknij Zastosuj filtr/sortuj
• W sekcji Sortuj i filtruj na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zastosuj filtr/sortuj

Aby usunąć poprzednie kryterium, kliknij prawym przyciskiem myszy okno i kliknij Wyczyść siatkę. Po użyciu siatki możesz ją zamknąć i pozostawić otwartą tabelę, zapytanie lub formularz.

Praktyczna nauka:filtrowanie za pomocą okna filtrowania obiektów

1. Otwórz bazę danych Monson University1 z lekcji 24
2. W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy
3. Zmień następujące cechy:
   Nazwa czcionki:Constantia (jeśli nie masz tej czcionki, wybierz Times New Roman)
   Kolor czcionki:biały
   Kolor tła:Więcej kolorów:Czerwony:128, Zielony:0, Niebieski:0
   Alternatywny kolor wiersza:Bordowy (kolory standardowe:6. kolumna, 1. rząd)

   

4. Na wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zaawansowany filtr/sortowanie...
5. W górnej części kliknij dwukrotnie DepartmentCode
6. W dolnej sekcji kliknij pole Kryteria dla kolumny DepartmentCode i wpisz fina
7. Kliknij prawym przyciskiem myszy wolny obszar okna i kliknij Zastosuj filtr/sortuj

   

   

8. Na wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zaawansowany filtr/sortowanie...
9. W dolnej części okna zastąp kod wydziału tytułem
10. Zamień fina na jak „*dziekan*” (co oznacza, że ​​potrzebujemy wszystkich rekordów, których tytuł zawiera słowo Dziekan)
11. Na Wstążce kliknij Zaawansowane i kliknij Zastosuj filtr/sortuj...

    

12. Zamknij stół bez zapisywania go

Kreator zapytań

Większość formularzy i raportów używa tabeli lub istniejącej kwerendy jako źródła rekordów. Alternatywnie można określić instrukcję SQL jako źródło rekordów formularza lub raportu. Jeśli znasz instrukcję, której chcesz użyć, możesz wpisać ją bezpośrednio w polu Źródło rekordów arkusza właściwości formularza lub raportu w widoku projektu. Alternatywnie możesz kliknąć przycisk z wielokropkiem źródła rekordów. Spowoduje to otwarcie specjalnego okna, które przypomina widok projektu zapytania. Nazywa się to konstruktorem zapytań.

Po wyświetleniu Konstruktora zapytań wstążka zawiera kartę Projekt:

Jak widać podczas projektowania zapytania, po zaznaczeniu niektórych pól i opcjonalnie ustawieniu warunku, jeśli chcesz wyświetlić podgląd wyniku, kliknij przycisk Widok lub Uruchom Przycisk . Po zakończeniu tworzenia zapytania, aby powrócić do formularza lub raportu, kliknij przycisk Zamknij na Wstążce. Możesz otrzymać wiadomość. Przeczytaj i kliknij Tak.

Po utworzeniu formularza lub raportu, jeśli go usuniesz (formularz lub raport), instrukcja SQL również zostanie utracona.

Praktyczna nauka:korzystanie z konstruktora zapytań

1. Na wstążce kliknij Utwórz i kliknij Projekt formularza
2. W arkuszu właściwości kliknij kartę Wszystkie, a następnie kliknij Źródło rekordów i kliknij przycisk z wielokropkiem
3. W oknie dialogowym Pokaż tabelę kliknij Uczniowie, kliknij Dodaj i kliknij Zamknij
4. Na górnej liście kliknij dwukrotnie numer studenta, imię, nazwisko, płeć i identyfikator główny
5. W dolnej części okna kliknij pole Kryteria dla MajorID i wpisz 1021

   

6. Na Wstążce kliknij przycisk Zamknij
7. Po zapytaniu, czy chcesz zapisać zmiany, kliknij Tak
8. Zapisz formularz jako studenci informatyki
9. Na wstążce kliknij Projekt i kliknij Dodaj istniejące pola
10. Na liście pól kliknij dwukrotnie numer studenta, imię, nazwisko i płeć
11. W sekcji Sterowanie na Wstążce kliknij pole Combo i kliknij formularz
12. Na pierwszej stronie kreatora upewnij się, że wybrane jest pierwsze radio i kliknij Dalej
13. Na drugiej stronie kreatora kliknij Tabela:Kierunki i kliknij Dalej
14. Na trzeciej stronie kreatora kliknij dwukrotnie Główny i kliknij Dalej
15. Na czwartej stronie kreatora kliknij Dalej
16. Na piątej stronie kreatora kliknij Dalej
17. Na szóstej stronie kreatora kliknij strzałkę pola kombi i wybierz MajorID
18. Kliknij Dalej i kliknij Zakończ
19. Zaprojektuj formularz w następujący sposób:

    

20. Zapisz i zamknij formularz
21. Zamknij Microsoft Access