Wprowadzenie do obsługi rekordów

Pomoc przy wprowadzaniu danych

Domyślna wartość pola

Czasami większość wartości pola jest taka sama. Na przykład, jeśli utworzysz tabelę dla wniosków o zatrudnienie, większość pracowników będzie z tego samego stanu i tylko niektóre rekordy będą miały inną wartość dla tego stanu. Jeśli masz takie pole w tabeli, możesz podać wspólną wartość dla tego pola. Podczas wprowadzania danych użytkownik zmieniałby wartość tylko wtedy, gdy byłaby inna niż zwykle. Taka wspólna wartość jest określana jako wartość domyślna.

Aby podać domyślną wartość w polu:

W widoku arkusza danych tabeli na Wstążce kliknij opcję Pola. W sekcji Właściwości kliknij Wartość domyślna. Spowoduje to otwarcie Konstruktora wyrażeń z =w głównym polu tekstowym. Jeśli znasz stałą wartość, której chcesz użyć, wpisz ją. Następnie kliknij OK
W widoku projektu tabeli, w górnej części, kliknij pole. W dolnej części okna kliknij Wartość domyślna i wpisz żądaną wartość

Wartość domyślna powinna być odpowiednio wpisana:

Jeśli pole jest tekstowe, możesz wpisać domyślny tekst zawarty w podwójnych cudzysłowach
Jeśli pole jest numeryczne, po prostu wpisz liczbę
Jeśli pole jest oparte na dacie i chcesz określić stałą (stałą), wpisz ją między dwoma znakami #
Jeśli chcesz użyć (wbudowanej) funkcji, wpisz if poprzedzone znakiem =i dodaj nawiasy. Jeśli używasz Konstruktora wyrażeń, na liście po lewej stronie rozwiń Funkcje i rozwiń Funkcja wbudowana. Na środkowej liście kliknij kategorię, do której należy funkcja. Na prawej liście kliknij dwukrotnie żądaną funkcję, a następnie skonfiguruj ją odpowiednio

Uczenie praktyczne:ustawianie wartości domyślnych

Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Otwórz
Na liście plików kliknij Automatyczna naprawa College Park1
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy tabelę RepairOrders i kliknij Widok projektu
W górnej części okna kliknij Stan
W dolnej sekcji kliknij Wartość domyślna i wpisz MD
W górnej części okna kliknij opcję TaxRate
W dolnej sekcji kliknij Wartość domyślna i wpisz 0,0775
W górnej części okna kliknij DropOffDateTime
W dolnej sekcji kliknij Wartość domyślna i wpisz =Miesiąc(Data()) &"/" &Dzień(Data$()) &"/" &Rok(Data$()) &" " &Godzina (Czas $()) &":" &Minuta (Czas $())
Zapisz stół
W okienku nawigacji kliknij prawym przyciskiem myszy formularz Zlecenia naprawy i kliknij Widok projektu
W formularzu kliknij pole tekstowe DropOffDateTime i naciśnij Usuń
W sekcji Narzędzia na Wstążce kliknij Dodaj istniejące pola
Z Listy pól przeciągnij DropOffDateTime i upuść na formularzu, w którym znajdowało się poprzednie pole tekstowe
Sformatuj etykietę i pole tekstowe tak, aby wyglądały jak poprzednie pole tekstowe:
Zapisz formularz i przełącz go do widoku formularza
Zamknij formularz

Reguła walidacji

Reguła walidacji to warunek, który musi spełnić wartość wprowadzona w polu, aby była ważna. Aby utworzyć regułę walidacji:

Jeśli tabela jest wyświetlana w widoku arkusza danych, na Wstążce kliknij opcję Pola. W sekcji Walidacja pola kliknij Walidacja, a następnie Reguła weryfikacji pola

Jeśli tabela jest wyświetlana w widoku projektu, kliknij pole. W dolnej części okna kliknij Reguła walidacji i kliknij przycisk z wielokropkiem

W obu przypadkach akcja spowoduje otwarcie Konstruktora wyrażeń, w którym możesz utworzyć regułę.

Tekst walidacji

Jeśli warunek w polu Reguła walidacji nie jest przestrzegany, możesz wyświetlić okno komunikatu, aby powiadomić użytkownika. Aby utworzyć wiadomość:

Jeśli tabela jest wyświetlana w widoku arkusza danych, na Wstążce kliknij opcję Pola. W sekcji Walidacja pola kliknij Walidacja, a następnie Wiadomość dotycząca weryfikacji pola. Spowoduje to otwarcie komunikatu Enter Validation Message, w którym możesz wpisać żądaną wiadomość:

Jeśli tabela jest wyświetlana w widoku projektu, kliknij pole. W dolnej części okna kliknij Tekst weryfikacyjny i wpisz żądaną wiadomość

Uczenie praktyczne:wprowadzenie funkcji logicznych

W okienku nawigacji, pod tabelami, kliknij dwukrotnie RepairOrders, aby otworzyć je w widoku arkusza danych
W tabeli kliknij komórkę pod nazwą klienta
Na Wstążce kliknij Pola
W sekcji Walidacja pola kliknij Walidacja i kliknij Reguła walidacji rekordów
Na liście Expression Elements upewnij się, że wybrana jest opcja RepairOrders.
Na liście Kategorie wyrażeń kliknij dwukrotnie CustomerName
Wpisz NIE JEST NULL
Kliknij OK
W sekcji Walidacja pola kliknij Walidacja i kliknij Wiadomość dotycząca weryfikacji rekordu
Wpisz Upewnij się, że podajesz nazwę klienta
Kliknij OK
Zamknij stół

W okienku nawigacji, w sekcji Formularze, kliknij prawym przyciskiem Zlecenia naprawy i kliknij Widok projektu
Kliknij Zadania wykonane
Kliknij pole tekstowe JobPerformed1
W arkuszu właściwości kliknij kartę Wydarzenie
Kliknij Utracony fokus i wpisz

=IIf([JobPerformed1] Is Null, MsgBox("Określ co najmniej jedno z zadań, które zostały wykonane w samochodzie"),"")
Zapisz formularz

Wartość wymagana dla pola

Jeśli uważasz, że dla każdego rekordu musi istnieć wpis dla konkretnego pola, możesz zażądać tego od użytkownika. Podczas wprowadzania danych, po utworzeniu rekordu, użytkownik nie może przejść do innego rekordu, jeśli nie podano wartości dla tego pola. Możesz określić, że wartość pola jest wymagana podczas tworzenia tabeli, niezależnie od tego, czy pracujesz w widoku arkusza danych, czy widoku projektu tabeli:

W widoku arkusza danych, aby określić, że wartości pola są wymagane, kliknij dowolną komórkę kolumny. Na Wstążce kliknij Pola. W sekcji Sprawdzanie poprawności pola kliknij pole wyboru Wymagane. Domyślnie pole Wymagane nie jest zaznaczone
W widoku projektu, w górnej części, kliknij pole. W dolnej części kliknij strzałkę pola Wymagane i ustaw je na Tak. Jego domyślną wartością jest Nie

Uczenie praktyczne:określanie wymaganych pól

Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Nowy
Kliknij Pusta baza danych pulpitu i ustaw nazwę pliku na Chemistr2
Kliknij Utwórz
Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Opcje
Po lewej stronie kliknij Bieżąca baza danych, a po prawej stronie, w obszarze Opcje okna dokumentu, kliknij przycisk opcji Nakładające się Windows
Kliknij OK
Przeczytaj wiadomość i kliknij OK
Zamknij domyślną tabelę bez zapisywania jej
Na wstążce kliknij Utwórz i kliknij Projekt stołu
Wpisz Numer Atomowy i naciśnij klawisz Tab
Kliknij prawym przyciskiem myszy AtomicNumber i kliknij Klucz podstawowy
Ustaw typ danych jako Liczba i podpis jako Nr atomowy
W górnej części kliknij komórkę poniżej Numer Atomu, wpisz Symbol i naciśnij F6
W dolnej części okna kliknij Wymagane, a następnie kliknij strzałkę pola kombi i wybierz Tak
Ustaw rozmiar pola na 5
W górnej części kliknij komórkę pod symbolem, wpisz AtomicWeight i naciśnij klawisz Tab
W dolnej części okna kliknij dwukrotnie Wymagane, aby ustawić jego wartość na Tak
Ustaw pozostałe właściwości w następujący sposób:
Typ danych:Liczba
Rozmiar pola:Pojedynczy
Podpis:Waga atomowa
Kliknij prawym przyciskiem myszy kartę okna i kliknij Widok arkusza danych
Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
Ustaw nazwę na Elementy i kliknij OK
Na Wstążce kliknij Pola
W tabeli kliknij komórkę pod symbolem
W sekcji Dodaj i usuń na Wstążce kliknij Krótki tekst
Wpisz ElementName i naciśnij Enter
Kliknij komórkę poniżej ElementName
W sekcji Walidacja pola na Wstążce kliknij pole wyboru Wymagane
W sekcji Właściwości na Wstążce kliknij pole tekstowe Rozmiar pola i wpisz 40
Kliknij Nazwa i podpis
Kliknij Podpis, wpisz Nazwa elementu i kliknij OK
Kliknij prawym przyciskiem myszy zakładkę okna i kliknij Widok projektu
Dodaj następujące pola do tabeli:

Nazwa pola Rozmiar pola Kolor 40 Faza 32
Aby zapisać tabelę, naciśnij Ctrl + S

Nieważność pola

Podczas tworzenia tabeli w SQL, aby wskazać, że każdy rekord pola musi być określony, po typie danych pola wpisz NOT NULL . Oto przykład:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) NOT NULL,
    DepartmentName char(50)
);Field

Aby wskazać, że pole może pozostać puste, albo nie określaj jego nieważności, albo ustaw jego opcję na NULL .

Wyjątkowość rekordu

Gdy dane są wprowadzane w polach, możliwe jest posiadanie tej samej wartości dla pola w różnych rekordach, na przykład dwie osoby mieszkające w tym samym stanie. Jest to traktowane jako zduplikowana wartość. W niektórych innych przypadkach może to być nie do przyjęcia. Na przykład możesz nie chcieć, aby dwóch pracowników miało ten sam numer pracownika. W takim przypadku musisz upewnić się, że rekordy są niepowtarzalne.

Jeśli tabela jest wyświetlana w widoku arkusza danych, aby wskazać, że każdy rekord pola musi być unikatowy, kliknij dowolną komórkę tej kolumny. Następnie na Wstążce kliknij Pola. W sekcji Walidacja pola kliknij pole wyboru opcji Unikalne.

Podczas tworzenia tabeli w SQL, aby wskazać, że każdy rekord pola musi być unikalny, po typie danych pola wpisz UNIKALNY . Oto przykład:

CREATE TABLE Departments
(
    DepartmentCode char(5) unique,
    DepartmentName char(50)
);

Zindeksowane pola

Indeksacja to możliwość śledzenia rekordów pola, na przykład sprawdzania, czy są unikalne lub zduplikowane. Tę charakterystykę można ustawić podczas tworzenia lub konfigurowania tabeli w widoku arkusza danych lub widoku projektu. W widoku arkusza danych, aby określić indeksację pola, kliknij dowolną komórkę kolumny. Następnie na Wstążce kliknij Pola. W sekcji Sprawdzanie poprawności pola kliknij pole wyboru opcji Unikalne.

W widoku projektu, w górnej części, kliknij pole. W dolnej części kliknij strzałkę właściwości Indeksowane. Tę charakterystykę można ustawić za pomocą jednej z 3 wartości:

Jeśli ustawiono na Nie (domyślnie), nie będzie sprawdzana zduplikowana wartość
Jeśli chcesz, aby silnik bazy danych sprawdzał duplikaty, ale nie musiał podejmować żadnych działań, ustaw tę właściwość na Tak (Duplikaty OK)
Jeśli nie chcesz powielać wartości tego samego pola w różnych rekordach, ustaw właściwość pola Indeksowane na Tak (bez duplikatów)

Praktyczna nauka:kontrolowanie indeksowanych pól

W górnej części kliknij Symbol
W dolnej sekcji kliknij opcję Zaindeksowane aby wyświetlić jego pole kombi. Kliknij strzałkę pola kombi Indeksowane i wybierz Tak (bez duplikatów)
W górnej części kliknij ElementName
W dolnej sekcji kliknij dwukrotnie Zindeksowany następnie kliknij go dwukrotnie, aby ustawić jego wartość na Tak (bez duplikatów)
Zamknij stół
Po zapytaniu, czy chcesz zapisać tabelę, kliknij Tak

Wybieranie, kopiowanie i wklejanie rekordów

Wprowadzenie

Obsługa rekordów polega na wybieraniu, kopiowaniu, wklejaniu, aktualizowaniu i/lub usuwaniu rekordów itp. Aby pomóc w niektórych z tych operacji na tabeli lub formularzu, karta Strona główna Wstążki jest wyposażona w sekcję o nazwie Znajdź:

Wybór pola

Możesz wybrać wszystkie wartości jednej kolumny lub grupy kolumn. Aby wybrać wszystkie wartości kolumny, kliknij nagłówek kolumny. Aby wybrać kolumny w zakresie, użyj klawisza Shift podczas zaznaczania kolumn w każdym zakresie.

Niektóre operacje, które wykonasz na jednym lub większej liczbie rekordów w tabeli, wymagają wcześniejszego wybrania rekordu(ów):

Aby wybrać wiersz lub rekord w widoku arkusza danych, umieść kursor myszy na żądanym nagłówku wiersza:

Następnie kliknij
Aby wybrać rekord, kliknij dowolną komórkę w jego wierszu. Na Wstążce kliknij Strona główna. W sekcji Znajdź kliknij przycisk Wybierz i kliknij Wybierz

Aby wybrać więcej niż jeden rekord, kliknij i przytrzymaj mysz na jednym z ich nagłówków

Następnie przeciągnij, aby zakryć inny żądany wiersz lub nagłówki wierszy:

Gdy wszystkie żądane wiersze zostaną podświetlone, zwolnij mysz. Inna technika używana do zaznaczania więcej niż jednego wiersza polega na kliknięciu jednego wiersza, który będzie na jednym końcu, naciśnięciu i przytrzymaniu klawisza Shift, a następnie kliknięciu wiersza, który będzie na drugim końcu.

Aby wybrać wszystkie rekordy tabeli:

Naciśnij Ctrl + A
Kliknij przycisk na przecięciu nagłówków kolumn i nagłówków wierszy

Spowoduje to:

Kopiowanie i wklejanie rekordów

Aby skopiować wartości z kolumny, umieść kursor myszy na nagłówku kolumny, kliknij prawym przyciskiem myszy i kliknij Kopiuj:

Aby skopiować rekordy z wielu kolumn, najpierw wybierz kolumny. Następnie kliknij prawym przyciskiem myszy jeden z wybranych nagłówków kolumn i kliknij Kopiuj

Po wybraniu (a) rekordów możesz je/je skopiować i gdzieś wkleić. Na przykład możesz wkleić rekordy w dowolnej aplikacji, która akceptuje tekst.

Praktyczna nauka:kopiowanie i wklejanie rekordów

Otwórz bazę danych FunDS2
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę StoreItems
Ustaw kursor myszy na polu z lewej strony na 112055 i kliknij prawym przyciskiem myszy:
W wyświetlonym menu kliknij Kopiuj
Uruchom Notatnik
Kliknij Wewnątrz Notatnika i kliknij Wklej
Kliknij prawym przyciskiem myszy przycisk na przecięciu nagłówków kolumn i nagłówków wierszy, a następnie kliknij Kopiuj
Uruchom Microsoft Excel
W Arkuszu 1 kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę B4 i kliknij Wklej
Zamknij program Microsoft Excel
Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Nie

Wybór rekordu w formularzu

Wybór rekordu w formularzu zależy od typu formularza.

Aby wybrać rekord w widoku formularza, kliknij pasek po lewej stronie, który nazywa się selektorem rekordu:

Aby wybrać rekord w formie tabelarycznej, kliknij jego nagłówek wiersza.

Aby skopiować rekord, kliknij prawym przyciskiem myszy selektor rekordu i kliknij Kopiuj:

Znajdowanie i zastępowanie danych

Edycja danych

Aby edytować rekord, najpierw zlokalizuj zamierzone rekordy, a następnie zlokalizuj pole zawierające wartość. Wykorzystaj swoją wiedzę na temat przetwarzania tekstu, aby edytować wartość.

Uczenie praktyczne:edytowanie danych

Na Wstążce kliknij Plik i kliknij Otwórz
Na liście plików kliknij Cruise1 (lub otwórz go z plików towarzyszących tym lekcjom)
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Klienci
Kliknij puste pole w sekcji Nazwisko konta nr 415-939-497
Wpisz Harrison i naciśnij Enter
Zamknij stół
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie formularz Klienci
Kliknij pole tekstowe Imię
Wpisz Kelly
Kliknij przycisk Następny zapis aby przejść do następnego rekordu
Naciskaj Tab, aż dojdziesz do pustego pola tekstowego Nazwa alarmowa
Wpisz Mariella Shuster
Zamknij formularz

Znajdowanie danych

Aby rozpocząć wyszukiwanie wartości, kliknij przycisk Znajdź lub naciśnij Ctrl + F. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Znajdź i zamień z wybraną kartą Znajdź:

Okno dialogowe Znajdź i zamień jest niemodalne, co oznacza, że możesz uzyskać dostęp do tabeli lub formularza w tle, gdy okno dialogowe jest obecne.

Uczenie praktyczne:edytowanie danych

Baza danych Cruise1 powinna być nadal otwarta.
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Klienci
W sekcji Znajdź na Wstążce kliknij przycisk Znajdź
W polu kombi Znajdź, wpisz gra
W polu kombi Szukaj w wybierz Bieżący dokument
W polu kombi Dopasuj wybierz Dowolna część pola
Kliknij Znajdź następny.
Zauważ, że znaleziono drugi wynik
Kliknij ponownie Znajdź następny i zwróć uwagę na nazwę Gradner
Kliknij ponownie Dalej, aby zobaczyć kolejny wynik
Gdy wyświetli się okno komunikatu, przeczytaj je i kliknij OK
Zamknij okno dialogowe Znajdź i zamień
Zamknij tabelę Klienci

Zastępowanie danych

Aby ułatwić zastępowanie danych, okno dialogowe Znajdź i zamień zawiera sekcję Zamień. Aby go uzyskać, w sekcji Znajdź na Wstążce kliknij przycisk Zamień lub naciśnij Ctrl + H. Spowoduje to otwarcie okna dialogowego Znajdź i zamień z wybraną kartą Zamień:

Uczenie praktyczne:edytowanie danych

Baza danych Cruise1 powinna być nadal otwarta.
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie formularz Klienci
Naciśnij Ctrl + H (lub w sekcji Znajdź na Wstążce kliknij przycisk Zamień) )
W polu kombi Znajdź, wpisz gradner
W polu kombi Zamień na wpisz Gardner
W polu kombi Szukaj w wybierz Bieżący dokument
W polu kombi Dopasuj wybierz Dowolna część pola
Kliknij Znajdź następny
Po znalezieniu wartości kliknij Zamień
Zamknij okno dialogowe Znajdź i zamień
Zamknij formularz
Na wstążce kliknij Plik i kliknij Otwórz
Na liście plików kliknij FunDS2

Aktualizacja i usuwanie rekordów

Wprowadzenie

Jeśli formalnie nie ustaliłeś relacji między dwiema tabelami, ale wskazałeś, że rekordy z jednej tabeli są przekazywane do innej tabeli, jeśli zmienisz wartość klucza (podstawowego lub obcego) w jednej z tabel, druga tabela może nie otrzymać aktualizację. Dlatego ważna jest formalna i dobrze zarządzana relacja.

W przypadku zmiany rekordu w kluczu podstawowym tabeli nadrzędnej dobrym pomysłem jest, aby dowolny rekord klucza obcego w tabeli podrzędnej otrzymał tę samą aktualizację. Po usunięciu rekordu klucza podstawowego należy powiadomić tabelę podrzędną. Są one określane jako egzekwowanie integralności referencyjnej.

Aby wymusić integralność podczas tworzenia relacji w oknie dialogowym Edytuj relację, kliknij pole wyboru Wymuszaj integralność odniesienia.

Praktyczna nauka:wprowadzanie aktualizacji relacji

W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę ShoppingSessions
Zauważ, że numer pracownika drugiego rekordu to 275594
Zamknij tabelę ShoppingSessions
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy
Zmień numer pracownika 275594 na 200000
Zamknij tabelę Pracownicy
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę ShoppingSessions
Zauważ, że numer pracownika drugiego rekordu to nadal 275594
Zamknij tabelę ShoppingSessions
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy
Zmień numer pracownika 20000 z powrotem na 275594
Zamknij tabelę Pracownicy
Na Wstążce kliknij Narzędzia bazy danych
W sekcji Relacje kliknij przycisk Relacje
W oknie dialogowym Pokaż tabelę kliknij dwukrotnie Pracownicy
Kliknij dwukrotnie Sesje zakupowe
Kliknij Zamknij
Przeciągnij EmployeeNumber z Employees i upuść go EmployeeNumber w ShoppingSessions

Wymuszanie aktualizacji rekordów w tabeli podrzędnej

Aby upewnić się, że rekord w kluczu obcym zostanie zaktualizowany, gdy zmieni się ta sama wartość w kluczu podstawowym tabeli nadrzędnej, w oknie dialogowym Edytuj relacje kliknij opcję Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne.

Praktyczna nauka:wymuszanie aktualizacji rekordów w tabeli podrzędnej

W oknie dialogowym Edytuj relacje kliknij pole wyboru Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne

Wymuszanie usuwania rekordów w tabeli podrzędnej

Po usunięciu rekordu z tabeli nadrzędnej należy się upewnić, że zostaną powiadomione rekordy z tabeli podrzędnej. Aby było to możliwe, w tabeli Edytuj relacje kliknij opcję Kaskadowo usuń powiązane rekordy.

Praktyczna nauka:wymuszanie aktualizacji rekordów w tabeli podrzędnej

W oknie dialogowym Edytuj relacje kliknij pole wyboru Kaskadowo usuń rekordy pokrewne
Kliknij Utwórz
W sekcji Relacje na Wstążce kliknij przycisk Pokaż tabelę
Kliknij dwukrotnie SoldItems i StoreItems
Kliknij Zamknij
Utwórz relacje na podstawie kluczy podstawowych i kluczy obcych
Zamknij okno relacji
Po zapytaniu, czy chcesz zapisać, kliknij Tak
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę ShoppingSessions
Zauważ, że numer pracownika drugiego rekordu to 275594
Zamknij tabelę ShoppingSessions
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy
Zmień numer pracownika 275594 na 200000
Zamknij tabelę Pracownicy
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę ShoppingSessions
Zauważ, że wszystkie numery pracowników z 275594 zostały zmienione na 20000
Zamknij tabelę ShoppingSessions
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie tabelę Pracownicy
Zmień numer pracownika 20000 z powrotem na 275594
Zamknij tabelę Pracownicy

Wprowadzenie do drukowania nagrań

Drukowanie tabel

Możesz wydrukować dane tabeli, niezależnie od tego, czy tabela jest otwarta, czy nie. Aby wydrukować zamkniętą tabelę, kliknij ją w okienku nawigacji. Następnie kliknij Plik. Kliknij Drukuj i kliknij jedną z trzech opcji:

W ten sam sposób, jeśli tabela jest otwarta w widoku arkusza danych, kliknij jej kartę, aby ustawić na niej fokus, a następnie kliknij Plik -> Drukuj i wybierz drukowanie lub podgląd.

Praktyczna nauka:drukowanie tabel

W okienku nawigacji kliknij Klienci:Tabela, aby wybrać tabelę
Aby wydrukować dane z tabeli, kliknij Plik, kliknij Drukuj
Kliknij Szybkie drukowanie
W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie Kabiny:Tabela, aby ją otworzyć
Kliknij plik
Kliknij Drukuj
Kliknij Drukuj
W oknie dialogowym Drukuj kliknij OK
Zamknij stół

Drukowanie formularzy

Możesz wydrukować formularz bez otwierania go. Znajdź jego nazwę w okienku nawigacji i wykonaj te same czynności, które opisano dla tabeli.

Po otwarciu formularza masz możliwość wydrukowania wszystkich jego rekordów lub wybranego. W widoku formularza, aby wydrukować tylko jeden rekord, przejdź do rekordu, który chcesz wydrukować, kliknij pasek wyboru formularza, aby wybrać rekord i przejść do drukowania.

Praktyczna nauka:drukowanie formularzy

W okienku nawigacji kliknij dwukrotnie formularz Klienci, aby go otworzyć
Aby przejść do trzeciego klienta, kliknij przycisk Następny rekord dwa razy
Kliknij plik
Kliknij Drukuj
Kliknij Drukuj
W oknie dialogowym Drukuj kliknij Wybrane rekordy przycisk radiowy
Kliknij OK
Sprawdź, czy wydrukowano tylko rekord wyświetlającego klienta
Wydrukujemy rekordy od 3 do 7.
Kliknij przycisk Następny rekord dwukrotnie przejdź do rekordu numer 3
Kliknij pasek wyboru rekordu
Naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift. Kliknij przycisk Następny rekord cztery razy, aby wyświetlić siódmy rekord (mimo że rekord nr nadal wyświetla 3)
Zwolnij Shift
Na Wstążce kliknij Plik
Kliknij Drukuj
Kliknij Drukuj
W oknie dialogowym Drukuj kliknij Wybrane rekordy przycisk opcji i kliknij OK
Sprawdź, czy wydrukowano rekordy od 3 do 7
Zamknij formularz Kabiny

Podstawy raportów

Kreator raportów

Raport zawiera obiekt używany do drukowania rekordów bazy danych. Microsoft Access udostępnia kreatory do szybkiego tworzenia raportów.

Program Microsoft Access może pomóc w szybkim tworzeniu raportu przy użyciu jednego ze wstępnie zaprojektowanych układów. Odbywa się to za pomocą Kreatora raportów. Kreator raportów jest dostępny w sekcji Raporty w kategorii Utwórz na Wstążce.

Praktyczna nauka:korzystanie z kreatora raportów

Na Wstążce kliknij Utwórz
W sekcji Raporty kliknij Kreator raportów
Na pierwszej stronie kreatora kliknij strzałkę pola kombi Tabele/Zapytania i wybierz Tabela:Kabiny
Kliknij przycisk Wybierz wszystkie pola
Kliknij Dalej
Zaakceptuj sugerowany tytuł raportu jako Kabiny i naciśnij Enter

Drukowanie raportów

Raport jest ulubionym obiektem używanym do drukowania danych. Podobnie jak w przypadku innych obiektów, możesz wydrukować raport bez względu na to, czy jest otwarty, czy nie. Jeśli chcesz wydrukować raport bez otwierania go, w okienku nawigacji zlokalizuj żądany raport i kliknij go, aby go zaznaczyć. Następnie przejdź z karty Plik na Wstążce, podczas gdy przeglądaliśmy tabele i formularze. W ten sam sposób możesz najpierw otworzyć raport z okienka nawigacji i użyć menu Drukuj z przycisku pakietu Office w taki sam sposób, jak opisaliśmy dla innych obiektów.

Praktyczna nauka:drukowanie raportu

Raport Kabiny powinien być nadal otwarty.
kliknij Plik
Kliknij Drukuj
Kliknij Podgląd wydruku
Aby rozpocząć proces drukowania, w sekcji Drukuj Podglądu wydruku kliknij Drukuj
W oknie dialogowym Drukuj wybierz drukarkę i upewnij się, że zaznaczony jest przycisk opcji Wszystkie
Kliknij Właściwości, kliknij przycisk Pionowy (w sekcji Orientacja) i kliknij OK
Aby wysłać zadanie drukowania do drukarki, w oknie dialogowym Drukuj kliknij OK
Zamknij raport Kabiny
Zamknij Microsoft Access

Zarządzanie rekordami w tabeli

Wymuszanie aktualizacji rekordów w tabeli podrzędnej

W tabeli, która ma klucz podstawowy, która jest tabelą nadrzędną, gdy rekord zostanie zmieniony, dobrym pomysłem jest, aby dowolny rekord klucza obcego w tabeli podrzędnej otrzymał taką samą aktualizację. Aby tak się stało, w tabeli Edytuj relacje kliknij opcję Kaskadowo aktualizuj pola pokrewne.

Wymuszanie usuwania rekordów w tabeli podrzędnej

When a record is deleted in the parent table, you should make sure the records from the child table are notified. To make this possible, in the Edit Relationships table, click the Cascade Delete Related Records.

Record Management on a Form

Record Selection

To select a record, click the bar on the left side, which is called the record selector:

Copying/Pasting Records

To copy a record, right-click the record selector and click Copy:

Right-click the record selector of an empty record and click Paste.

Finding and Replacing Data

Editing Data

To edit a record, first locate the value in the field.

Practical Learning:Editing Data

Click File and click Open
In the list of recent files, click Cruise2
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In record number 2, click the empty box under Last Name
Type Harrison and press Enter
Zamknij stół
In the Navigation Pane, double-click Customers :Form to open the form
Click the First Name text box
Type Kelly
Click the Next Record button to get to the next record
Keep pressing Tab until you reach the empty Emergency Name text box
Type Mariella Shuster
Close the form

Finding Data

To assist you with finding a value in a table or a form, the Home tab of the Ribbon is equipped with a section named Find:

To start looking for a value, you can click the Find button or you can press Ctrl + F. This would open the Find and Replace dialog box with the Find tab selected:

The Find and Replace dialog box is modeless, meaning you can access the table or form in the background while the dialog box is present.

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:Table to open it
In the Find section of the Ribbon, click the Find button
In the Find What combo box, type gra
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next.
Notice that a second result is found
Click Find Next again and notice the name Gradner
Click Next again to see another result
When the message box displays, read it and click OK
Close the Find and Replace dialog box
Close the Customers table

Replacing Data

To assist you in replacing data, the Find and Replace dialog box has a Replace section. To get it, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button or press Ctrl + H. This would open the Find and Replace dialog box with the Replace tab selected:

Practical Learning:Editing Data

The Cruise2 database should still be opened.
In the Navigation Pane, double-click Customers:form to open it
Press Ctrl + H (or, in the Find section of the Ribbon, click the Replace button )
In the Find What combo box, type gradner
In the Replace With combo box, type Gardner
In the Look In combo box, select Current Document
In the Match combo box, select Any Part of Field
Click Find Next
Once the value is found, click Replace
Close the Find and Replace dialog box
Close Microsoft Access