Kontynuując naszą serię porad — sztuczki i wskazówki dotyczące programu Microsoft Access, udostępniamy kilka dodatkowych elementów. Bieżące artykuły będą nadal koncentrować się na tabelach w bazie danych Access.
Tabele baz danych i relacje między tabelami
Czym dokładnie są relacje między tabelami bazy danych i dlaczego chcesz ich używać? Projektowanie bazy danych z wieloma tabelami może być szczególnie trudne. Nie tylko musisz określić wszystkie tabele bazy danych, ale zrozumienie koncepcji bazy danych, o ile wiele tabel jest trudnym przedsięwzięciem.
Niektórzy ludzie po prostu rezygnują z prób i szybko przechodzą do MS Excel. Wkrótce znajdują się w koszmarze arkuszy kalkulacyjnych, gdy wiele arkuszy kalkulacyjnych jest połączonych ze sobą w wielkiej przepaści wspólnej sieci. Osoby przechodzą do Excela, ponieważ nie mają czasu ani wiedzy, aby zbudować bazę danych Access.
Zakładając więc, że chcesz zbudować bazę danych w programie Access, okno relacji między tabelami w programie Access może być niezwykle pomocne. Moja profesjonalna opinia jest taka, że nie twórz niczego w swojej bazie danych, dopóki nie zmapujesz wszystkich relacji za pomocą tej funkcji. Na poniższym rysunku widzimy standardową relację między klientem a zamówieniem.
W tym artykule skupimy się na relacji „jeden do wielu”. Co oznacza ta relacja i jak jest wykorzystywana? W powyższym przykładzie informacje o kliencie są przechowywane jako „jeden ”, a zamówienia są przechowywane jako „wiele " relacja. Dlaczego chcesz przechowywać informacje o klientach więcej niż raz? Zamówienia lub wiele stron będą przechowywać identyfikator klienta tylko więcej niż raz, ponieważ klient może zamówić więcej niż raz.
Na przykład, jeśli firma produkująca powłokę uszczelniającą podjazd zatapia Twój podjazd. W takim przypadku klient jest przechowywany w tabeli klientów, a wszystkie szczegóły dotyczące powłoki uszczelniającej/zamówienia będą przechowywane w tabeli zamówień.
Dwa lata od pierwszej warstwy uszczelniającej podjazd będzie musiał zostać ponownie uszczelniony. Klient jest już w bazie, więc dla tego samego klienta tworzone jest nowe zamówienie. W poniższym formularzu widok zamówień pokazuje ostateczny rozwój po utworzeniu tabel.
W powyższym przykładzie informacje o zadaniu klienta są głównym składnikiem relacji jeden-do-wielu. Jeśli potrzebna jest nowa praca dla tego samego klienta, użytkownik tylko wybiera przycisk nowej pracy na poniższym schemacie.
Po dodaniu nowego zlecenia ekran podsumowania klienta zmienia się, odzwierciedlając drugie zlecenie dla tego samego klienta. Zobacz poniższy schemat.
Więc to prowadzi nas z powrotem do relacji między tabelami, ale także wypełnia lukę w tym, dlaczego w pierwszej kolejności ustanawiasz relacje.
Powyższy rysunek jest efektem tworzenia tabel i formularzy. Poniższy rysunek przedstawia miejsce, w którym to się zaczęło, gdy na początku konfigurujesz relacje między tabelami. Identyfikator klienta w tabeli Klienci odpowiada zamówieniu w tabeli Zamówienia.
Wskazówka – Nigdy nie zaczynaj tworzenia formularzy wpisów do bazy danych w bazie danych Access, dopóki nie zmapujesz całej struktury tabeli.
Elementy drugorzędne na poniższym schemacie obejmują:
- Wymuszaj integralność referencyjną – Zamówienie nie może zostać wprowadzone do tabeli zamówień, dopóki ten klient nie zostanie utworzony jako pierwszy. Zapobiega to tworzeniu „utraconych” zamówień bez klienta.
- Kaskadowo zaktualizowane pola pokrewne – Jeśli wartość pola identyfikatora klienta ulegnie zmianie w tabeli klientów, wszystkie powiązane wartości identyfikatora klienta zmienią się również w tabeli zamówień. Jest to bardziej powszechne w bazie danych, w której zmieniają się numery produktów lub wartości identyfikatorów pracowników.
- Kaskadowo usuwaj powiązane rekordy – Jeśli usuniesz klienta, wszystkie powiązane zamówienia również zostaną usunięte. Ponownie, zapobiega to pozostawieniu „zagubionych” lub „osieroconych” rekordów w tabelach podrzędnych.
Podsumowując, zaprojektowanie bazy danych z wieloma tabelami nie jest łatwym zadaniem. Jest to jednak możliwe przy wielu badaniach i ciężkiej pracy, można to zrobić. To naprawdę zagadka, którą rozwiązujesz, a wszystkie elementy są tuż przed tobą, jeśli chodzi o śledzenie danych w codziennych procesach.
Jeśli nie wiesz, jak rozpocząć korzystanie z programu Microsoft Access, skontaktuj się z Arkware już dziś, aby uzyskać informacje na temat potrzeb związanych z bazą danych.
