Nie wszystkie firmy są pewne, kiedy nadszedł czas, aby przejść do bazy danych. Excel to przydatny program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, który może zaspokoić potrzeby wielu małych firm. Jednak gdy ich firma się rozwija lub gdy chcą mieć więcej możliwości, sensowne jest przeskoczenie do bazy danych, takiej jak MS Access.
Skąd więc wiesz, co jest dobre dla Twojej firmy i kiedy nadszedł czas na zmianę? Prawda jest taka, że prawdopodobnie powinieneś używać programu Excel i Access razem, zamiast zastępować jedno z drugim.
Zacznijmy od omówienia podstawowych zadań, do których są używane programy Excel i Access oraz skąd wiesz, kiedy nadszedł czas na uaktualnienie do bazy danych.
Do czego służy każde narzędzie?
Microsoft Excel to narzędzie arkusza kalkulacyjnego używane do następujących zadań:
- Analiza danych
- Obliczenia, porównania statystyczne
- Zarządzanie wykresami
- Generuj dane wyjściowe do udostępniania
Microsoft Access to narzędzie bazy danych używane do następujących zadań:
- Zarządzanie danymi
- Wyświetl podzbiory danych, złożone zapytania
- Raporty do podsumowania danych
- Automatyzacja typowych zdarzeń
- Baza danych używana przez wielu użytkowników
Krótko mówiąc, Excel służy do analizy dane, podczas gdy Access służy do zarządzania dane.
Skąd mam wiedzieć, kiedy nadszedł czas, aby dodać dostęp?
Jeśli obecnie korzystasz z programu Excel, zdajesz sobie sprawę z potencjału, jaki oferuje to oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych. Skutecznie analizuje dane liczbowe i jest stosunkowo łatwy do nauczenia. Najnowsze wersje są również wyposażone w mnóstwo szablonów i skrótów, które ułatwiają pracę.
Jednak gdy musisz zarządzać setkami lub tysiącami arkuszy kalkulacyjnych, Excel pęka pod presją. Coraz trudniej jest zarządzać danymi i aktualizować formuły. Jeśli masz trudności z zarządzaniem arkuszami kalkulacyjnymi, jest to pewny znak, że potrzebujesz większej i bardziej wszechstronnej bazy danych.
Zaletą programu Access jest to, że zapewnia rozwiązanie do przechowywania danych, które muszą być pobierane i analizowane w różnych lokalizacjach. Możesz uzyskać dostęp do tych rekordów w dowolnym momencie i wprowadzić odpowiednie zmiany. Ponieważ każdy rekord ma nadany identyfikator, możesz sortować, filtrować i przeszukiwać bazy danych w oparciu o swoje cele.
Wniosek
Ponieważ program Excel jest przeładowany arkuszami kalkulacyjnymi i trudniej jest utrzymywać i aktualizować dane, jest to wyraźny znak, że jesteś gotowy do przejścia do programu Access. Ale nie rzucaj się w ręcznik z Excelem. Możesz zaimportować Access do Excela i odwrotnie i cieszyć się tym, co najlepsze z obu światów.
