Jako właściciel firmy będziesz chciał przechowywać informacje o zasobach ludzkich w bezpiecznej i stabilnej lokalizacji. Informacje o zasobach ludzkich są wrażliwe, ponieważ zawierają skargi w miejscu pracy, problemy dyscyplinarne, testy narkotykowe, incydenty dotyczące odszkodowań dla pracowników, problemy medyczne pracowników i inne. Najlepszym sposobem przechowywania tych poufnych danych jest ich forma cyfrowa.
Przyjrzyjmy się, czym jest baza danych HR i korzyściami płynącymi z jej posiadania dla Twojej firmy.
Co to jest baza danych HR?
Baza danych HR jest centralnym punktem informacji o pracownikach. Działy zasobów ludzkich używają tego oprogramowania do śledzenia następujących typów danych:
- Dane pracownika
- Szczegóły wakacji
- Wskaźniki absencji
- Harmonogram rotacji prac
- Standardowe godziny pracy
- Czasy włączania i wyłączania
- Arkusze czasu pracy pracowników
- Wydatki biznesowe
Ponieważ te informacje są poufne, należy wziąć pod uwagę wiele kwestii prawnych. Powinieneś wiedzieć, jak przechowywać te dane zgodnie z HIPAA i RODO, a także wiedzieć, jak długo możesz je przechowywać. Dotyczy to zarówno obecnych pracowników, byłych pracowników, jak i kandydatów do pracy.
Jak baza danych HR może pomóc Twojej firmie?
Po skonfigurowaniu bazy danych HR dla swojej firmy nie będziesz się oglądać za siebie! Te bazy danych usprawniają procesy HR i przechowują dane w bezpiecznym środowisku. W ten sposób możesz pokazać swoim pracownikom, że poważnie traktujesz ich poufność.
Oto niektóre z korzyści, jakich można się spodziewać po posiadaniu bazy danych HR dla Twojej firmy:
- Wydajność. Utrzymywanie bazy danych HR usprawnia produktywność Twojego zespołu. Wszystkie informacje, których potrzebują do podejmowania decyzji opartych na danych, znajdują się w jednej centralnej lokalizacji.
- Opłacalność. Na dłuższą metę posiadanie bazy danych HR może zaoszczędzić pieniądze Twojej firmy. Twoja baza danych będzie pracować dla Ciebie, aby Twoi pracownicy mogli skupić się na innych zadaniach. Ponadto przechowywanie poufnych informacji może zapobiec kosztownym naruszeniom.
- Dokładność. Kiedy musisz podejmować decyzje, musisz polegać na dokładnych informacjach. Dzięki bazie danych jest mniej błędów HR, co pozwala podejmować rozsądne decyzje.
- Poprawiona zgodność z przepisami. Przechowuj wszystkie wrażliwe dane w jednym miejscu, aby łatwiej było zachować zgodność z RODO. Pokazuje to również pracownikom, że dbasz o ich prywatność.
Czy Twoja firma powinna mieć bazę danych HR?
Są szanse, że Twoja firma może skorzystać z bazy danych HR. Wiele małych i średnich firm często nie ma pewności co do tego, ale w oparciu o powyższe korzyści możesz zobaczyć, w jaki sposób te bazy danych mogą pomóc Twojej firmie działać wydajniej, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo informacji o pracownikach.
W rzeczywistości, jako mniejsza firma, prawdopodobnie brakuje Ci zasobów, aby poradzić sobie z naruszeniem bezpieczeństwa. Na szczęście nie potrzebujesz niczego skomplikowanego ani drogiego, aby wykonać zadanie. Możesz użyć programu Microsoft Access do zbudowania bazy danych HR lub współpracować z ekspertem od baz danych, takim jak Arkware, aby utworzyć dla siebie bazę danych.
Aby dowiedzieć się więcej o bazach danych HR i o tym, jak mogą wspierać operacje biznesowe, skontaktuj się z Arkware w celu uzyskania bezpłatnej konsultacji.
