Jak przekonwertować raport Microsoft Access do formatu PDF (3 sposoby)

Łatwe zapisywanie raportów dostępu jako plików PDF

Dotyczy:Microsoft Access 2010, 2013, 2016, 2019 i 365 (Windows)

Raporty programu Access można łatwo przekonwertować do formatu PDF (Portable Document Format) bez korzystania z programu Adobe Acrobat Pro. Aby przekonwertować do formatu PDF, użyj karty Plik lub karty Dane zewnętrzne na Wstążce lub możesz dostosować pasek narzędzi szybkiego dostępu.

1. Zapisywanie pliku PDF za pomocą karty Plik na Wstążce

Pierwszą opcją jest użycie karty Plik (Widok Backstage) na Wstążce:

Aby przekonwertować raport (lub formularz) do formatu PDF za pomocą karty Plik:

1. W okienku nawigacji kliknij raport (lub formularz), który chcesz wyeksportować do pliku PDF.
2. Kliknij kartę Plik na Wstążce.
3. Wybierz Zapisz i opublikuj.
4. W sekcji Typy plików wybierz Zapisz obiekt jako.
5. W sekcji Typy plików bazy danych wybierz PDF lub XPS.
6. Kliknij przycisk Zapisz jako. Pojawi się okno dialogowe. Zapisz jako typ powinien pojawić się jako PDF.
7. W oknie dialogowym wybierz lokalizację docelową, w której chcesz zapisać plik PDF. W razie potrzeby wprowadź nazwę. Wybierz Standardowy (dla drukowania w wyższej rozdzielczości) lub Minimalny rozmiar (dla publikacji online) obok Optymalizuj dla.
8. Kliknij Opcje i upewnij się, że znaczniki struktury dokumentu dla ułatwień dostępu są zaznaczone (pomaga to czytnikom ekranu lub innym technologiom pomocniczym odczytać plik), a następnie kliknij OK.
9. Zaznacz Otwórz plik po opublikowaniu, jeśli chcesz wyświetlić gotowy plik PDF.
10. Kliknij Opublikuj.
11. W programie Access wybierz Zapisz kroki eksportu, jeśli chcesz regularnie powtarzać eksport (musisz wprowadzić nazwę i opis).
12. Kliknij Zamknij.

2. Eksportowanie do pliku PDF za pomocą karty Dane zewnętrzne na Wstążce

Inną opcją jest użycie karty Dane zewnętrzne na Wstążce:

Aby przekonwertować raport (lub formularz) do formatu PDF za pomocą karty Dane zewnętrzne:

1. W okienku nawigacji kliknij raport (lub formularz), który chcesz wyeksportować do pliku PDF.
2. Kliknij kartę Dane zewnętrzne na Wstążce.
3. Kliknij przycisk PDF lub XPS w grupie Eksportuj (XPS jest alternatywą dla PDF stworzonego przez Microsoft). Pojawi się okno dialogowe. Zapisz jako typ powinien pojawić się jako PDF.
4. W oknie dialogowym wybierz lokalizację docelową, w której chcesz zapisać plik PDF. W razie potrzeby wprowadź nazwę. Wybierz Standardowy (dla drukowania w wyższej rozdzielczości) lub Minimalny rozmiar (dla publikacji online) obok Optymalizuj dla.
5. Kliknij Opcje i upewnij się, że znaczniki struktury dokumentu dla ułatwień dostępu są zaznaczone (pomaga to czytnikom ekranu lub innym technologiom pomocniczym odczytać plik), a następnie kliknij OK.
6. Zaznacz Otwórz plik po opublikowaniu, jeśli chcesz wyświetlić gotowy plik PDF.
7. Kliknij Opublikuj.
8. W programie Access wybierz Zapisz kroki eksportu, jeśli chcesz regularnie powtarzać eksport (musisz wprowadzić nazwę i opis).
9. Kliknij Zamknij.

3. Dodawanie przycisku eksportu PDF do paska narzędzi szybkiego dostępu

Możesz dostosować pasek narzędzi szybkiego dostępu i dodać przycisk PDF lub XPS, aby ułatwić dostęp. Możesz również wyświetlić pasek narzędzi szybkiego dostępu pod wstążką.

Aby dodać przycisk PDF lub XPS do paska narzędzi szybkiego dostępu:

1. Kliknij kartę Plik na Wstążce, a następnie kliknij Opcje.
2. Kliknij kategorię paska narzędzi szybkiego dostępu po lewej stronie.
3. Z menu rozwijanego w obszarze Wybierz polecenia z wybierz Wszystkie polecenia.
4. Kliknij przycisk PDF lub XPS.
5. Kliknij Dodaj.
6. Kliknij OK.
7. Kliknij Zamknij. Przycisk PDF lub XPS pojawi się na pasku narzędzi szybkiego dostępu.

Po dodaniu przycisku PDF lub XPS do paska narzędzi szybkiego dostępu, aby utworzyć plik PDF:

1. W okienku nawigacji kliknij raport (lub formularz), który chcesz wyeksportować do pliku PDF.
2. Kliknij przycisk PDF lub XPS dodany do paska narzędzi szybkiego dostępu. Pojawi się okno dialogowe. Zapisz jako typ powinien pojawić się jako PDF.
3. W oknie dialogowym wybierz lokalizację docelową, w której chcesz zapisać plik PDF. W razie potrzeby wprowadź nazwę. Wybierz Standardowy (dla drukowania w wyższej rozdzielczości) lub Minimalny rozmiar (dla publikacji online) obok Optymalizuj dla.
4. Kliknij Opcje i upewnij się, że znaczniki struktury dokumentu pod kątem ułatwień dostępu są zaznaczone (pomaga to czytnikom ekranu lub innym technologiom pomocniczym poprawnie odczytać plik), a następnie kliknij OK.
5. Zaznacz Otwórz plik po opublikowaniu, jeśli chcesz wyświetlić gotowy plik PDF.
6. Kliknij Opublikuj.
7. W programie Access wybierz Zapisz kroki eksportu, jeśli chcesz regularnie powtarzać eksport (musisz wprowadzić nazwę i opis).
8. Kliknij Zamknij.

Łatwo jest generować pliki PDF do raportów i formularzy w programie Access bez korzystania z programu Adobe Acrobat Pro. Aby je wyświetlić, potrzebujesz tylko bezpłatnego programu Acrobat Reader.