Microsoft Access to oprogramowanie, które umożliwia tworzenie baz danych i zarządzanie nimi. Jest stosunkowo łatwy w użyciu i ma podobny wygląd i działanie do innych produktów firmy Microsoft. To sprawia, że jest to odpowiedni wybór dla początkujących lub tych, którzy nie mają dużego doświadczenia komputerowego. Jest wiele rzeczy, do których możesz używać programu Access, a jedną z nich jest zarządzanie pracownikami. Możesz skorzystać z jednego z dostępnych szablonów lub stworzyć własny.
Co to jest baza danych HR?
Baza danych HR jest wykorzystywana przez profesjonalistów do przechowywania informacji związanych z ich pracownikami, takich jak szczegóły szkoleń czy standardowe godziny pracy. Ważne jest, aby bazy danych pracowników były bezpieczne, ponieważ zawierają poufne informacje. Przy tak wielu kwestiach prawnych do rozważenia najlepiej jest zbierać tylko potrzebne informacje o swoich pracownikach.
Oto kilka przykładów informacji, które możesz umieścić w bazie danych HR:
- Wakacje i nieobecności
- Harmonogramy lub standardowe godziny pracy
- Arkusze czasu pracy i wydatki
- Dane osobowe (np. data urodzenia, stanowisko)
- Informacje o zarobkach
- Kwalifikacje posiadane
- Szczegóły szkolenia
Uwagi dotyczące baz danych pracowników
Jako pracodawca masz obowiązek dbać o bezpieczeństwo informacji swoich pracowników. Jeśli nie zastosujesz się do odpowiednich wytycznych, cenne informacje mogą zostać ujawnione osobom nieupoważnionym. Możesz spotkać się z karami, a na pewno stracisz zaufanie do swoich pracowników i klientów.
Poniżej znajdują się uwagi, które należy wziąć pod uwagę podczas tworzenia i utrzymywania bazy danych pracowników:
- Przechowywanie danych w sposób etyczny. Informacje Twoich pracowników powinny być bezpiecznie przechowywane i udostępniane tylko odpowiednim osobom. Upewnij się, że przestrzegasz takich przepisów, jak ustawa o ochronie danych z 1998 r. i ustawa o wolności informacji. Pracownicy powinni również wiedzieć, w jaki sposób wykorzystywane są ich dane.
- Bezpieczeństwo. Jak bezpieczna jest Twoja baza HR? Jeśli Twoje dane są przechowywane w chmurze, będziesz chciał wiedzieć, jakie środki bezpieczeństwa są stosowane. Zalecamy również szyfrowanie bazy danych, aktualizowanie całego oprogramowania i ograniczanie liczby administratorów.
- Użyteczność. Główne funkcje bazy danych HR to zarządzanie rejestrami pracowników, śledzenie urlopów, rejestrowanie nieobecności i tak dalej. Dopóki Twoja baza danych została poprawnie zbudowana, powinna być łatwa w użyciu. Jeśli tak nie jest, skontaktuj się z Arkware, aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu intuicyjnej i prostej bazy danych pracowników.
- Migracja. Możliwe, że pewnego dnia konieczna będzie migracja do nowego systemu bazy danych. Możesz migrować Microsoft Access do MySQL, SQLServer, Azure, Oracle i innych. Jest to ważne, ponieważ nie chcesz wprowadzać wszystkiego ręcznie.
- Rozmiar pamięci. Na koniec dowiedz się, jaka pojemność pamięci będzie prawdopodobnie potrzebna. Wybiegając w przyszłość, możesz upewnić się, że w Twojej bazie danych nie zabraknie miejsca na serwerze. Większość programów bazodanowych ma duże pojemności, ale nadal warto je sprawdzić.
Budowanie i utrzymywanie bazy danych HR jest ważną częścią prowadzenia firmy. Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu niestandardowej bazy danych dla Twojej firmy lub organizacji, skontaktuj się już dziś z ekspertami ds. baz danych w Arkware.
